Όταν στέλνετε επίσημη αλληλογραφία, όπως προσκλήσεις γάμου, ανακοινώσεις γέννησης ή προσκλήσεις σε πάρτι, ορισμένοι κανόνες εθιμοτυπίας φακέλων μπορούν να βοηθήσουν τον αποστολέα να κάνει καλή εντύπωση. Μερικοί από αυτούς τους κανόνες διαφέρουν ανάλογα με την τοποθεσία ή τον πολιτισμό, αλλά οι περισσότεροι μπορούν να γενικευτούν. Αυτά περιλαμβάνουν τη χρήση επίσημων τρόπων διεύθυνσης και χειρόγραφων διευθύνσεων σε φακέλους.
Πολλοί από τους κανόνες της εθιμοτυπίας των φακέλων προήλθαν από τη βικτωριανή εποχή, όταν οι άνθρωποι κρίθηκαν στην κοινωνία από το πόσο καλά τηρούσαν τους κοινωνικούς κανόνες. Κατά συνέπεια, μερικά από αυτά μπορεί να φαίνονται ξεπερασμένα στο σύγχρονο άτομο. Ωστόσο, η τήρηση αυτών των κανόνων της εθιμοτυπίας των φακέλων μπορεί να προσθέσει τάξη και πολυπλοκότητα στις ανακοινώσεις και τις προσκλήσεις.
Οι επίσημες προσκλήσεις περιλαμβάνουν έναν εξωτερικό φάκελο και έναν εσωτερικό φάκελο. Οι διευθύνσεις και στους δύο φακέλους πρέπει να γράφονται με το χέρι. Αυτό δείχνει στους επισκέπτες ότι ο αποστολέας έχει αφιερώσει χρόνο στις προσκλήσεις και έχει δώσει στον καθένα προσωπική προσοχή. Εάν ο αποστολέας δεν αισθάνεται σίγουρος για τη γραφή του, είναι αποδεκτό να βρείτε έναν φίλο ή μέλος της οικογένειας που είναι πρόθυμος να κάνει τη γραφή.
Ο εξωτερικός φάκελος πρέπει να απευθύνεται στους ενήλικες του νοικοκυριού. Μην χρησιμοποιείτε μικρά ονόματα. Για παράδειγμα, γράψτε, κύριος και κυρία Smith, όχι John και Sally Smith. Εάν η πρόσκληση δεν περιλαμβάνει εσωτερικό φάκελο ή εάν ο φάκελος περιέχει μια αναγγελία γέννησης ή άλλη επίσημη αλληλογραφία, όλοι οι παραλήπτες, συμπεριλαμβανομένων των παιδιών, θα πρέπει να αναγράφονται στον εξωτερικό φάκελο. Λέξεις όπως και και λεωφόρος θα πρέπει να γραφτούν.
Η εθιμοτυπία φακέλου καθορίζει ότι η διεύθυνση επιστροφής πρέπει να αναγράφεται στο πίσω πτερύγιο του φακέλου. Αυτό θα πρέπει να ακολουθεί τους ίδιους κανόνες με το μπροστινό μέρος. Παραδοσιακά, τα προσκλητήρια γάμου πρέπει να χρησιμοποιούν το σπίτι των γονιών της νύφης ως διεύθυνση επιστροφής, αν και αυτή η πρακτική δεν ακολουθείται πάντα.
Ο εσωτερικός φάκελος δεν πρέπει να έχει διεύθυνση. Ο σκοπός του εσωτερικού φακέλου είναι να προσδιορίσει σε ποιον προορίζεται η πρόσκληση. Η επάνω γραμμή πρέπει να περιέχει τα ονόματα των ενηλίκων του νοικοκυριού. Στη δεύτερη γραμμή πρέπει να αναφέρονται τα ονόματα των παιδιών που καλούνται να παρευρεθούν. Κάθε παιδί άνω των 16 ετών θα πρέπει να λάβει τη δική του πρόσκληση. Μια άλλη λειτουργία του εσωτερικού φακέλου είναι να ενημερώνει το άτομο που προσκαλείται εάν επιτρέπεται να φέρει έναν επισκέπτη. Εάν προσκληθούν επισκέπτες, ο αποστολέας θα πρέπει να γράψει το όνομα του ατόμου και τον επισκέπτη. για παράδειγμα, ο κύριος Σμιθ και καλεσμένος.