Ο υπάλληλος ιατρικού φακέλου είναι αυτός που εργάζεται σε ιατρείο, νοσοκομείο ή ιατρικό τιμολόγιο και είναι υπεύθυνος για τη διατήρηση αρχείων ασθενών. Αυτή η εργασία θεωρείται γενικά ως θέση εισαγωγής και ένας υπάλληλος ιατρικού φακέλου απαιτείται συνήθως να έχει απολυτήριο λυκείου ή ισοδύναμο. Ανάλογα με το μέγεθος του ιατρείου, ένας υπάλληλος δίσκων μπορεί να χρειαστεί να παρέχει εξυπηρέτηση πελατών και στους ασθενείς.
Σε καθημερινή βάση, ένας υπάλληλος ιατρικού φακέλου μπορεί να είναι υπεύθυνος για τον έλεγχο των ασθενών που έχουν ραντεβού εκείνη την ημέρα και για την απομάκρυνση αντιγράφων των αρχείων ή των χαρτών τους από ένα σύστημα αρχειοθέτησης για αναφορά του γιατρού και του νοσηλευτικού προσωπικού καθ ‘όλη τη διάρκεια της ημέρας. Ορισμένα γραφεία διατηρούν διπλά αντίγραφα ιατρικών αρχείων, ένα έντυπο και ένα στον υπολογιστή. Ο υπάλληλος αρχείων μπορεί να χρειαστεί να μεταγράψει τα ιατρικά αρχεία σε ψηφιακή μορφή και να τα ενημερώσει όπως απαιτείται καθώς αλλάζουν τα αρχεία ασθενών. Επιπλέον, ένας υπάλληλος ιατρικού φακέλου μπορεί να είναι το πρώτο άτομο που συναντά ένας ασθενής κατά την είσοδό του στο γραφείο και ο υπάλληλος μπορεί να είναι υπεύθυνος για την αρχική δημιουργία του γραφήματος και τη συλλογή βασικών δεδομένων από τον ασθενή, όπως διεύθυνση, τηλέφωνο και στοιχεία επικοινωνίας έκτακτης ανάγκης Το
Σε ένα μικρότερο γραφείο, ένας υπάλληλος ιατρικού φακέλου μπορεί να χρειαστεί να απαντήσει στα τηλέφωνα και να βοηθήσει τους ασθενείς στη ρύθμιση ραντεβού. Ορισμένοι μπορούν επίσης να απαντήσουν σε ερωτήσεις σχετικά με τη χρέωση. Ένα μεγάλο μέρος της εργασίας ενός υπαλλήλου ιατρικών αρχείων περιλαμβάνει επίσης τη δημιουργία αντιγράφων των αρχείων και την προώθησή τους στις κατάλληλες τοποθεσίες. Για παράδειγμα, ασφαλιστικές εταιρείες, νοσοκομεία, γραφεία άλλων γιατρών ή οι ίδιοι οι ασθενείς μπορούν να ζητήσουν αντίγραφα, τα οποία πρέπει να παραχθούν γρήγορα και με ακρίβεια. Ο γραμματέας αρχείων είναι συχνά υπεύθυνος για την υπογραφή των αρχείων και την παρακολούθηση τους, καθώς η ιδιωτικότητα του ασθενούς είναι σοβαρό θέμα.
Ένας υπάλληλος ιατρικού φακέλου μπορεί να χρειαστεί να μάθει κωδικούς χρέωσης για τις ασφαλιστικές εταιρείες και να βοηθήσει τους ιατρικούς λογαριασμούς κατά την προετοιμασία ασφαλιστικών εντύπων. Ένας υπάλληλος αρχείων μπορεί επίσης να εισάγει τα αποτελέσματα εργαστηριακών ασθενών στα αρχεία, καθώς και να περιλαμβάνει οποιαδήποτε άλλη απαραίτητη φόρμα μπορεί να χρειαστεί, όπως διαγράμματα ανάπτυξης ή λίστες αλλεργιών. Τα καθήκοντα μπορεί να διαφέρουν ανάλογα με τις ανάγκες και είναι σημαντικό για όποιον θέλει να γίνει υπάλληλος δίσκων να είναι οργανωμένος, αποτελεσματικός και προσανατολισμένος στις λεπτομέρειες για να διασφαλίσει ότι τα αρχεία παραμένουν ακριβή. Για να γίνετε υπάλληλος ιατρικού φακέλου, μπορεί να χρειαστεί να εργαστείτε σε ιατρείο ή άλλη ιατρική εγκατάσταση για κάποιο χρονικό διάστημα για να αποκτήσετε εμπειρία και εξοικείωση με την πρακτική. Οι περισσότεροι υπάλληλοι δίσκων εργάζονται κανονικές, πλήρους απασχόλησης και πολλοί εργοδότες θα προσφέρουν επίσης οφέλη.