Υπάρχουν μερικοί διαφορετικοί τρόποι προσέγγισης μιας συνοδευτικής επιστολής ερωτηματολογίου, αλλά σχεδόν σε όλες τις περιπτώσεις θα θέλετε να συμπεριλάβετε μια εισαγωγή του έργου, γιατί ζητάτε πληροφορίες και μια σύντομη περίληψη του τι θα κάνετε τα δεδομένα που συλλέγονται· Επίσης, είναι συνήθως καλή ιδέα να παρέχετε κάποιο λόγο ή εξήγηση που μπορεί να ενθαρρύνει τους ανθρώπους να συνεχίσουν και να απαντήσουν σε όλες τις ερωτήσεις. Η συμπερίληψη οδηγιών και οποιωνδήποτε ειδικών οδηγιών είναι επίσης συνήθως καλή ιδέα και η παροχή ενός αριθμού τηλεφώνου ή διεύθυνσης με την οποία μπορούν να επικοινωνήσουν οι άνθρωποι για περισσότερες πληροφορίες μπορεί επίσης να είναι χρήσιμη. Η γενική μορφή της επιστολής μπορεί να είναι επίσημη ή περιστασιακή ανάλογα με το κοινό και το θέμα, αν και πολλοί άνθρωποι επιλέγουν περισσότερο από μια μορφή επαγγελματικής επιστολής. Αυτό μπορεί να βοηθήσει το πακέτο να φαίνεται επίσημο, προσδίδοντας παράλληλα έναν βαθμό εμπιστοσύνης και επαγγελματισμού στο έργο στο σύνολό του.
Κατανοήστε τον σκοπό της επιστολής
Συχνά είναι καλή ιδέα να αφιερώσετε λίγα λεπτά για να σκεφτείτε το ερωτηματολόγιο και τους στόχους του πριν καθίσετε για να γράψετε τη συνοδευτική σας επιστολή. Θα θελήσετε να εξετάσετε γιατί στέλνετε τις ερωτήσεις εξαρχής, καθώς και ποιος τις λαμβάνει. Εάν όλοι όσοι πρόκειται να λάβουν το ερωτηματολόγιο το περιμένουν, μπορείτε να υποθέσετε ότι είναι πιο εξοικειωμένοι από ό,τι θα ήταν κατάλληλο για παραλήπτες που είναι λίγο πολύ τυχαίοι ή που δεν γνωρίζουν απαραίτητα εσάς, την εταιρεία σας ή το έργο στο όλα.
Ορίστε τις βασικές πληροφορίες
Αφού σκεφτείτε λίγο το κοινό και πώς είναι πιθανό οι παραλήπτες να δουν το υλικό, ήρθε η ώρα να ξεκινήσετε. Οι περισσότεροι συντάκτες επιστολών ξεκινούν με πολύ βασικές πληροφορίες, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας, του ονόματος και της διεύθυνσής σας, καθώς και των στοιχείων επικοινωνίας για την εταιρεία που αναθέτει την έρευνα. Ορισμένες εταιρείες γράφουν τα δικά τους ερωτηματολόγια, στην οποία περίπτωση αυτό μπορεί φυσικά να παραλειφθεί. Ωστόσο, σε περίπτωση που η έρευνα έχει ολοκληρωθεί, η εισαγωγή αυτών των λεπτομερειών είναι συνήθως σημαντική από την αρχή. p>
Περιγράψτε το έργο
Γενικά, είναι καλή ιδέα να χρησιμοποιήσετε την πρώτη παράγραφο για να παρουσιάσετε τον εαυτό σας και την εταιρεία ανάθεσης. Συμπεριλάβετε λεπτομέρειες σχετικά με τη φιλοσοφία και τις προοπτικές για να εξοικειωθεί ο αποδέκτης με τους στόχους της εταιρείας και το εύρος του έργου. Στη συνέχεια, στην επόμενη παράγραφο, εισαγάγετε το ίδιο το ερωτηματολόγιο. Χρησιμοποιήστε το χώρο για να εξηγήσετε τους στόχους και γιατί ανατέθηκε. Εάν η εταιρεία θέλει να αναπτύξει νέα προϊόντα, να λάβει σχόλια ή να αναπτύξει πολιτική, τότε ενημερώστε τον ερωτώμενο. Είναι επίσης σημαντικό να συζητήσουμε πώς θα χρησιμοποιηθούν οι απαντήσεις και εάν θα παραμείνουν εμπιστευτικές.
Δώστε Οδηγίες
Η τρίτη παράγραφος πρέπει να περιέχει λεπτομέρειες σχετικά με τον τρόπο συμπλήρωσης του ερωτηματολογίου και τυχόν σχετικές οδηγίες. Αυτό περιλαμβάνει οποιοδήποτε χρονικό όριο για την απάντηση, πώς μπορεί να επιστραφεί το ερωτηματολόγιο και τη φύση της μορφής του ερωτηματολογίου. Εάν ολόκληρο ή μέρος του ερωτηματολογίου είναι online, θα πρέπει να είστε βέβαιοι ότι παρέχετε τη σωστή διεύθυνση ιστού και τυχόν απαιτούμενους κωδικούς πρόσβασης ή κωδικούς χρήστη.
Πιθανότατα θα θέλετε επίσης να πάρετε μερικές προτάσεις για να συζητήσετε το είδος των απαντήσεων που αναζητάτε και τι μπορούν να κάνουν οι παραλήπτες εάν θέλουν να παρέχουν πρόσθετες πληροφορίες ή σχόλια. Μπορείτε να εξηγήσετε εάν η έρευνα είναι όλη η πολλαπλή επιλογή ή εάν απαιτεί λεπτομερείς απαντήσεις, για παράδειγμα. Σε κάποιο σημείο, είναι επίσης συνήθως απαραίτητο να δηλωθεί ότι η επιστροφή της έρευνας χρησιμεύει ως παροχή συγκατάθεσης για τη χρήση των στοιχείων που παρέχονται.
Εκφράστε Εκτίμηση
Είναι σύνηθες να χρησιμοποιείτε την τελευταία παράγραφο για να εκφράσετε την εκτίμησή σας για την απάντηση του παραλήπτη. Η αναγνώριση του χρόνου που θα αφιερώσει ο ερωτώμενος για να συμπληρώσει και να επιστρέψει το ερωτηματολόγιο είναι συνήθως καλή ιδέα και εάν υπάρχουν βραβεία ή ζωγραφιές που σχετίζονται με ολοκληρωμένες υποβολές, αυτή μπορεί να είναι η κατάλληλη στιγμή για να ενημερώσετε τους ερωτηθέντες σχετικά με αυτά.
Οι περισσότεροι άνθρωποι τελειώνουν τη συνοδευτική επιστολή του ερωτηματολογίου με ένα κλείσιμο όπως «Με εκτίμηση,» και συνήθως θα πρέπει να επαναλάβετε το όνομά σας και τον τίτλο εργασίας σας εδώ. Μόλις τελειώσετε, ελέγξτε το έγγραφο για ορθογραφικά και γραμματικά λάθη, διαβάστε το ξανά, προετοιμάστε το για διανομή.