Οι εταιρείες που πρέπει να διαχειρίζονται μεγάλο αριθμό οχημάτων συχνά προσλαμβάνουν έναν διαχειριστή στόλου. Αυτό το άτομο μπορεί να είναι υπεύθυνο για την αποστολή οχημάτων στους εργαζόμενους κατά την έναρξη μιας βάρδιας και τη διασφάλιση της επιστροφής τους όπως έχει προγραμματιστεί. Ένα άλλο μέρος αυτής της εργασίας θα μπορούσε να περιλαμβάνει το πλύσιμο και τον καθαρισμό των οχημάτων ή τον προγραμματισμό τους για συνήθη συντήρηση. Σε περίπτωση ατυχήματος, αυτό το άτομο μπορεί να κληθεί να υποβάλει ασφαλιστικές απαιτήσεις και να λάβει εκτιμήσεις επισκευής.
Ένα πράγμα που συνήθως περιλαμβάνεται στην περιγραφή θέσεων εργασίας του διαχειριστή στόλου είναι η αποστολή οχημάτων. Αυτό το άτομο μπορεί να κληθεί να αποσυνδέσει οχήματα σε υπαλλήλους που πρέπει να χρησιμοποιήσουν αυτό το περιουσιακό στοιχείο. Μπορεί να το κάνει αυτό καταγράφοντας τον αριθμό του οχήματος, το όνομα του οδηγού και τον χρόνο σε μια ειδική βάση δεδομένων. Ο διευθυντής επιλέγει μερικές φορές ένα όχημα για τον υπάλληλο, αλλά μπορεί να αναθέσει σε έναν εργαζόμενο σε μόνιμη βάση σε ορισμένες περιπτώσεις.
Τα οχήματα πρέπει να διατηρούνται καθαρά, οπότε ένα από τα καθήκοντα του διαχειριστή του στόλου μπορεί να περιλαμβάνει την τακτοποίηση. Ένας διευθυντής μπορεί να πλένει και να σκουπίζει αυτοκίνητα ή να επιβλέπει ένα πλήρωμα που είναι υπεύθυνο για αυτό. Μπορεί να προγραμματίσει αυτόν τον καθαρισμό να γίνει σε περιστροφική βάση ή θα μπορούσε να γίνει κάθε φορά που τα οχήματα επιστρέφουν από την αποστολή τους.
Οι εταιρείες πρέπει να βεβαιωθούν ότι τα οχήματά τους συντηρούνται σωστά προκειμένου να διατηρηθεί η ομαλή λειτουργία τους. Αυτό σημαίνει ότι ένας διαχειριστής στόλου μπορεί να προγραμματίσει τακτικές υπηρεσίες, όπως αλλαγές λαδιών και περιστροφές ελαστικών. Ορισμένες εταιρείες διεξάγουν αυτό το έργο επιτόπου, ενώ άλλες αναθέτουν σε τρίτους αυτές τις υπηρεσίες. Εάν η συντήρηση ανατίθεται σε εξωτερικούς συνεργάτες, αυτός ο διαχειριστής μπορεί να διατηρήσει σχέσεις με τους μηχανικούς και να διαπραγματευτεί τους όρους μιας σύμβασης μαζί τους.
Σε περίπτωση που ένας εργαζόμενος έχει ατύχημα σε εταιρικό όχημα, υπάρχουν πολλές αναφορές που θα πρέπει να κατατεθούν. Ένα από τα καθήκοντα του διαχειριστή στόλου θα μπορούσε να είναι η λήψη αστυνομικών αναφορών από ατύχημα και η υποβολή αυτών σε ασφαλιστικό φορέα. Εάν το όχημα χρειαστεί να επισκευαστεί, ο διαχειριστής μπορεί να κληθεί να επισκεφθεί τοπικά καταστήματα για να λάβει εκτιμήσεις.
Τα άτομα που εργάζονται με αυτή την ιδιότητα συχνά χρειάζονται επίβλεψη εργαζομένων, οπότε μία από τις απαιτήσεις του διαχειριστή στόλου είναι συνήθως η διαχειριστική εμπειρία. Ένα δίπλωμα γυμνασίου είναι γενικά όλη η εκπαίδευση που απαιτείται, αλλά ένα πτυχίο συνεργατών στη διαχείριση επιχειρήσεων θα μπορούσε επίσης να είναι χρήσιμο. Πολλές εταιρείες απαιτούν καθαρό μητρώο οδήγησης, καθώς αυτό το άτομο μπορεί να χρειαστεί να χειρίζεται οχήματα της εταιρείας σε τακτική βάση.