În funcție de tipul de birou, un supervizor de birou poate avea multe responsabilități diferite. De obicei, un supervizor de birou este responsabil de gestionarea altor angajați de birou, precum și de conducerea biroului, inclusiv de sarcini precum crearea de programe, angajarea și formarea de noi angajați și întreținerea rechizitelor și echipamentelor de birou, printre altele. Supraveghetorul unui birou va raporta de obicei conducerii superioare.
Un supervizor de birou poate lucra în orice birou de dimensiuni medii până la mari, cu un număr de personal administrativ de birou. El sau ea va trebui să aibă abilități excelente de organizare, precum și capacitatea de a lucra bine cu alți oameni și de a oferi servicii pentru clienți, dacă este necesar. Un supervizor trebuie să fie capabil să creeze programe de lucru care să satisfacă nevoile afacerii, precum și să țină cont de solicitările angajaților, cum ar fi timpul de concediu sau de boală. Un supervizor poate avea nevoie, de asemenea, să programeze întâlniri sau alte evenimente corporative, precum și să întocmească procese-verbale de întâlnire.
Este important ca un supervizor de birou să cunoască și să înțeleagă toate funcțiile și nevoile biroului. El sau ea trebuie să poată transmite aceste informații altor angajați și să înțeleagă cât timp ar trebui să dureze fiecare sarcină individuală. Deoarece unui supervizor de birou i se poate cere să asiste conducerea în angajarea de noi angajați, este necesar să aveți o idee clară despre abilitățile necesare pentru a avea succes într-un anumit mediu de birou. De asemenea, este necesar să ne asigurăm că sarcinile postului nu sunt duplicate și că fiecare angajat este necesar.
Zilnic, un supervizor trebuie să se asigure că fiecare angajat rămâne la sarcină și menține politicile corporative pentru probleme precum comportamentul și codul vestimentar. Dacă apar probleme între angajați sau cu clienții sau clienții, un supervizor va trebui să fie la îndemână pentru a ajuta la rezolvarea problemei. Un supraveghetor de birou va trebui, de asemenea, să întrețină echipamentele din birou, cum ar fi copiatoare sau computere, precum și să țină evidența consumabilelor care trebuie comandate.
Alte sarcini pot include evidența contabilă, sarcinile contabile, întreținerea unui sistem de fișiere, răspunsul la telefoane și primirea și trimiterea de corespondență de birou, printre altele. Fiecare birou poate necesita o combinație diferită de sarcini de la supervizorii și personalul administrativ, iar un supervizor trebuie să-și poată face treaba, fiind în același timp un lider bun pentru alți angajați. Este important ca un supervizor să poată asculta preocupările, ideile și sugestiile celorlalți angajați, să inoveze modalități de rezolvare a problemelor și să transmită preocupările importante conducerii superioare.