Un coordonator de salarizare gestionează sistemul de compensare a angajaților și plata taxelor de muncă. Aceasta include procesarea timpului lucrat pentru plata obișnuită, dar poate include și gestionarea rambursărilor, calcularea beneficiilor datorate și procesarea bonusurilor și a altor cecuri unice. Sfera reală a postului de coordonator depinde de structura organizatorică a companiei. Companiile mari cu departamente de contabilitate diversificate vor atribui, de obicei, un coordonator de salarizare, sarcini de procesare strictă. Companiile mici fără personal dedicat de contabilitate sau de resurse umane se vor aștepta probabil ca un coordonator să facă tot ce este necesar pentru a plăti angajații și a ține evidența beneficiilor.
Una dintre cele mai complicate părți ale operațiunilor de afaceri este procesarea salariilor. Sarcina este foarte reglementată din mai multe direcții. Angajatorii sunt obligați prin lege să plătească angajații conform unui program, într-o sumă convenită și să compenseze în mod corespunzător orele suplimentare efectuate. Companiile sunt, de asemenea, obligate prin lege să plătească taxe corespunzătoare pentru angajare guvernelor locale și regionale. În plus, autoritățile fiscale solicită companiilor să păstreze dovada timpului lucrat de angajați în cazul în care cheltuielile de afaceri sunt auditate de guvern.
Aceste potențiale răspunderi legale fac din gestionarea salariilor o funcție critică de afaceri. Un coordonator de salarizare este un specialist care este angajat special pentru a gestiona procesul de plată a angajaților conform unui program stabilit. Aceasta include colectarea, revizuirea și arhivarea foilor de pontaj, verificarea corectitudinii procesului de raportare a timpului și asigurarea că există autorizații adecvate pentru plata salariilor obișnuite și a orelor suplimentare. În cele din urmă, coordonatorul este responsabil pentru ambalarea plății și livrarea acesteia către angajați. Tăierea cecurilor și aranjarea depunerilor electronice în conturile bancare ale angajaților sunt modalitățile tipice în care este finalizat statul de plată.
În timp ce o companie este mică, cu un număr limitat de angajați, un coordonator de salarizare poate gestiona adesea procesul de salarizare manual. Calculele timpului sunt păstrate într-o foaie de calcul financiară, controalele sunt executate intern, iar plățile impozitelor sunt efectuate printr-un cont direct de afaceri la agenția fiscală. De îndată ce o afacere atinge o anumită capacitate, devine însă imposibilă gestionarea salariilor în acest fel. Un coordonator de salarizare la nivelul următor este responsabil pentru rularea unui anumit tip de software de salarizare sau de lucru cu o companie de procesare a salariilor. Sarcinile sunt practic aceleași, cu excepția faptului că întregul sistem este computerizat.
Pe măsură ce forța de muncă crește în număr, nevoile de gestionare a salarizării se extind și ele. În funcție de structura operațională a companiei, se poate aștepta ca un coordonator de salarizare să țină o contabilitate a beneficiilor datorate angajaților, cum ar fi contribuțiile acumulate la un plan de pensionare. El poate fi însărcinat să urmărească și să execute rambursarea cheltuielilor și să gestioneze întrebările angajaților cu privire la rata lor de salariu și alte probleme. Un coordonator va lucra cu personalul contabil și al resurselor umane pentru a îndeplini aceste sarcini auxiliare sau, uneori, va funcționa în locul personalului dedicat în aceste departamente, în funcție de circumstanțe.