În majoritatea organizațiilor, managerul de achiziții este persoana principală responsabilă pentru achiziționarea de materiale, piese, consumabile, produse și servicii necesare pentru a fabrica un anumit produs sau a vinde un articol produs de compania-mamă sau de filială. El sau ea ar trebui să fie organizat, orientat spre detalii, să aibă o înțelegere a practicilor contabile de bază și a gestionării stocurilor.
Managerul de achiziții trebuie să păstreze relații bune cu vânzătorii, să lucreze îndeaproape cu departamentele de contabilitate, credit și expediere și recepție pentru a se asigura că fluxul de achiziții către inventar se desfășoară fără probleme. Aceste responsabilități trebuie asumate cu cea mai mare seriozitate, deoarece erorile în acest domeniu pot afecta întregul echilibru financiar al unei afaceri.
Un bun manager de achiziții trebuie mai întâi să stabilească o relație de lucru benefică cu furnizorii săi. Negocierea pentru cea mai bună structură de prețuri, garanția unei disponibilități acceptabile și timpi de livrare siguri asigură menținerea stocului și productivitatea stabilă. Un furnizor care nu poate fi de încredere poate provoca întârzieri în producție, pierderi de vânzări și chiar instabilitate financiară dacă i se permite să continue relația fără a fi stabilite linii directoare puternice de către manager. Comunicarea și organizarea lucrează mână în mână pentru a ajuta agentul de cumpărare să stabilească o prognoză de stoc și să mențină comanda la un nivel rezonabil.
Departamentul de contabilitate, care include conturi de încasat, conturi de plătit și credit, trebuie, de asemenea, să lucreze îndeaproape cu managerul de achiziții pentru a determina câți bani sunt alocați pentru stocuri și achiziții periodice, cât de repede sunt plătite facturile și cât de exact sunt facturile când sunt primite. . În acest domeniu, cumpărătorul trebuie să fie un excelent înregistrător și să înțeleagă cum funcționează sistemul departamentului de contabilitate. Un flux precis între aceste grupuri este o sarcină importantă care trebuie gestionată cu atenție, deoarece banii sunt cea mai puternică verigă din lanțul de afaceri.
În cele din urmă, a avea o înțelegere a inventarului companiei și a modului în care departamentele de expediere și recepție funcționează zilnic se va dovedi că vă completează fundația cu succes. Atunci când o companie are un departament de transport detaliat și organizat, managerul de achiziții poate avea încredere că articolele comandate vor ajunge la doc, vor fi inspectate și mutate în inventar cu probleme limitate. Având o echipă de persoane care au aceleași minți, va acționa ca asigurare a calității pentru tot ceea ce intră vreodată în inventarul tău. Managerul de achiziții poartă multe pălării în cadrul unei companii, dar dacă este concentrat, poate îndeplini scopul final al oricărei companii – să fie productiv și extrem de profitabil.