De obicei, sunt necesare abilități în patru domenii pentru a deveni administrator de birou: abilități avansate de computer, comunicare, interpersonale și productivitate. Un administrator de birou este responsabil pentru funcționarea zilnică a unei întreprinderi mici și mijlocii. El sau ea gestionează fluxul de date și sarcinile administrative din cadrul organizației. Această poziție include rareori responsabilități de supraveghere sau management, din cauza dimensiunii organizației și a focalizării rolului. Oamenii care doresc să preia un rol managerial, de obicei, ar fi mai bine serviți într-o poziție de manager de afaceri sau de manager de ofițer.
Pentru a deveni administrator de birou, mulți oameni finalizează un program de pregătire postliceală. Aceasta poate include un program de unul sau doi ani de la un colegiu comunitar în administrarea afacerilor sau formare de asistent de birou. Abilitățile dobândite în aceste programe pot fi esențiale pentru a obține un loc de muncă ca administrator de birou. Deși unii angajatori vor solicita acreditări academice, mulți vor accepta candidați cu diplomă de liceu, atâta timp cât au experiență relevantă.
Cunoștințe avansate de calculator sunt obligatorii pentru oricine dorește să devină administrator de birou. Aceste abilități pot fi obținute fie prin finalizarea unui program de formare, fie prin practică. Majoritatea firmelor folosesc produse productive de birou de la Microsoft sau Lotus. Abilitățile dezvoltate cu aceste programe sunt transferabile altor produse software. Păstrați aceste abilități la zi cu cursuri de perfecționare, deoarece funcțiile software se vor schimba în timp.
Abilitățile de comunicare scrisă și orală sunt foarte importante dacă vrei să devii administrator de birou. Orice comunicare trebuie să fie profesională, concisă, clară și să aibă tonul potrivit. Este important de menționat că abilitățile de comunicare ale personalului administrativ au un impact uriaș asupra reputației organizației. Fă-ți timp pentru a-ți îmbunătăți abilitățile, astfel încât clienții să aibă o impresie pozitivă despre firmă.
În fiecare birou sau afacere, există o gamă de personalități diferite. Abilitatea de a interacționa eficient cu diferiți oameni, de a rezolva conflicte și de a încuraja munca în echipă este de obicei importantă. Mulți oameni consideră că acest aspect al rolului de administrator este cel mai provocator. Fă-ți timp pentru a dezvolta aceste abilități, deoarece pot fi importante.
Productivitatea și autogestionarea sunt abilități esențiale dacă doriți să deveniți administrator de birou. În majoritatea organizațiilor mici, administratorul biroului este responsabil pentru o gamă largă de sarcini. Abilitatea de a schimba treptele, de a lucra la diferite sarcini administrative și de a rămâne la curent este foarte importantă. Confidențialitatea și discreția sunt necesare, deoarece administratorul poate avea acces la informații financiare, înregistrări ale personalului și date privind salariile.