Există patru seturi de abilități necesare de obicei pentru a deveni un ofițer administrativ: comunicare, software de calculator, organizațional și interpersonal. Un ofițer administrativ are o serie de responsabilități, de obicei concentrate pe operațiunile afacerii sau organizației. Acest tip de poziție se regăsește în organizațiile mari, cu mai multe straturi administrative și de management. Oamenii care raportează cea mai mare satisfacție lucrând ca ofițer administrativ le place de obicei să lucreze cu oamenii și să gestioneze mai multe sarcini.
Majoritatea oamenilor finalizează o diplomă sau o diplomă în administrarea sau managementul afacerilor pentru a deveni ofițer administrativ. Aceste programe sunt disponibile atât la nivel de colegiu comunitar, cât și la nivel universitar. Programele de colegiu comunitar durează de obicei unul până la doi ani, iar o diplomă universitară durează trei până la patru ani. Beneficiul principal al unui program de facultate este concentrarea pe dezvoltarea abilităților practice, în timp ce un program de formare universitar este, de obicei, de natură mai teoretică.
Abilitățile de comunicare sunt esențiale pentru oricine dorește să obțină un loc de muncă ca ofițer administrativ. De obicei, candidații trebuie să fie capabili să scrie pentru o serie de publicuri diferite, oferind instrucțiuni și linii directoare clare pentru alții. Abilitățile de comunicare orală reprezintă o parte importantă a oricărei relații de afaceri, iar ofițerul administrativ este o parte esențială a strategiei de comunicare.
Programele software de productivitate de birou sunt de obicei necesare pentru aproape fiecare sarcină pe care o îndeplinește un ofițer administrativ. El sau ea trebuie să aibă abilități la nivel de expert în instrumentele utilizate de organizație. Poate fi foarte important să păstrați aceste abilități la zi, luând cursuri de upgrade atunci când este lansată o nouă versiune a software-ului. Tastarea și alte abilități tehnologice pot fi obținute printr-un program de auto-instruire, dar majoritatea oamenilor învață aceste abilități într-un program de pregătire universitară.
Odată ce ai devenit ofițer administrativ, abilitățile organizatorice devin foarte importante. În majoritatea organizațiilor, ofițerul administrativ este implicat într-un anumit aspect al fiecărui proiect sau inițiativă majoră. Lucrul cu priorități conflictuale și îndeplinirea sarcinilor pentru o serie de proiecte diferite este esențială. În majoritatea firmelor, ofițerul administrativ este esențial pentru furnizarea de servicii organizaționale și conducerii superioare.
Abilitățile interpersonale necesare pentru a deveni ofițer administrativ includ gestionarea conflictelor, asertivitatea și disciplina personală. Abilitatea de a lucra cu oameni într-o serie de poziții diferite este de obicei foarte importantă. În plus, această poziție are adesea o cerință de confidențialitate datorită naturii materialelor pe care ofițerul administrativ trebuie să le examineze. Discreția și tactul personal sunt foarte importante pentru oricine se află în această poziție.