Sarcina principală a oricărui ofițer administrativ este să gestioneze documentele și sarcinile de personal necesare pentru a se asigura că afacerile de zi cu zi funcționează fără probleme. Acest tip de profesioniști sunt de obicei oarecum de rang înalt și au de obicei responsabilități de conducere pe lângă munca lor de birou. Majoritatea corporațiilor și entităților guvernamentale angajează astfel de oameni pentru a se asigura că operațiunile interne și funcțiile de afaceri se desfășoară așa cum ar trebui. În aproape orice context, postul implică patru funcții principale: comunicare, coordonare, sarcini administrative zilnice și planificare pe termen lung.
Rolul în corporații
Mulți dintre cei mai cunoscuți ofițeri administrativi lucrează în companii. În întreprinderile mari, există adesea o întreagă divizie dedicată afacerilor administrative, iar ofițerul îi servește ca șef. Organizațiile mai mici angajează de obicei acest tip de profesionist pentru a lucra alături de alți lideri într-un mod mult mai practic. În ambele cazuri, jobul se concentrează pe management. Ofițerul administrativ este responsabil cu supravegherea proceselor și a personalului pentru a se asigura că compania este capabilă să îndeplinească anumite obiective definite. Acest lucru poate implica totul, de la atribuirea de proiecte până la scrierea de rapoarte și analiza numerelor de rezultate. O mare parte din muncă este „internă”, ceea ce înseamnă că se bazează pe raportarea și depunerea pe hârtie.
Poziții guvernamentale
Majoritatea guvernelor au nevoie și de ofițeri administrativi, deși lumea acestor profesioniști tinde să fie oarecum diferită. În loc să ajute o companie să-și atingă propriile obiective, treaba acestei persoane este să ajute să transmită publicului cum se descurcă liderii aleși sau numiți. De asemenea, el sau ea poate lucra direct cu acești lideri pentru a se asigura că rămân pe drumul cel bun. Lucrarea este încă foarte centrată pe hârtie și implică multă scriere de rapoarte și scrierea numerelor. Principala diferență este publicul vizat și obiectivul general.
Comunicare
Ofițerii administrativi atât din companii, cât și din birourile guvernamentale trebuie de obicei să se concentreze mult pe comunicare. Acești profesioniști sunt de obicei conectați atât cu conducerea superioară, cât și cu personalul de primă linie și, într-o anumită măsură, sunt responsabili de a aduce mesaje înainte și înapoi între aceste două grupuri. De obicei, orice comunicare trebuie să fie clară, concisă și să aibă un ton profesional. Abilitatea de a determina ce informații să împărtășești și cea mai bună metodă prin care să comunici este de obicei foarte importantă.
Coordonarea activitatilor echipei
Majoritatea ofițerilor administrativi își vor concentra foarte mult atenția pe reunirea diferitelor grupuri de oameni, fie pentru a produce rapoarte specifice, fie pentru a obține anumite informații despre cum merg lucrurile. Tipurile de activități și echipe care trebuie coordonate depind de industrie, de funcția de afaceri și de practicile generale de afaceri. De exemplu, într-o firmă de servicii, ofițerii ar putea avea nevoie să coordoneze locațiile tehnicienilor, locurile de muncă și livrările de produse. Într-o practică medicală, munca se poate învârti în jurul eficientizării fluxului de informații între pacienți, reprezentanți de vânzări, consultanți și profesioniștii medicali care alcătuiesc nucleul cabinetului.
Sarcini administrative zilnice
Aproape fiecare organizație are, de asemenea, o mulțime de sarcini mai mici care pot părea banale, dar trebuie finalizate pentru ca afacerea să funcționeze ca de obicei. O mare parte din acestea sunt legate de documente și cea mai mare parte se încadrează în fișa principală a postului a ofițerului administrativ. Aceasta include plata facturilor, emiterea facturilor către clienți, procesarea plăților primite și crearea statelor de plată pentru personal. Remitențele către guvern și alte agenții trebuie, de asemenea, să fie trimise cu documentele justificative corecte.
În companiile sau agențiile mici, ofițerul administrativ este adesea responsabil de aceste sarcini. Directorii cu putere superioară nu îndeplinesc adesea acest tip de sarcini personal, preferând în schimb să le delege unui personal mai înalt – dar de obicei rămân responsabili pentru a se asigura că sunt îndeplinite corect și la timp. Atunci când o companie are o problemă de facturare sau rămâne în urmă cu plăți majore, ofițerul administrativ este adesea unul dintre primii oameni acuzați.
Rolul de planificare
Munca ofițerului administrativ îl plasează de obicei în centrul tuturor activităților de afaceri, ceea ce oferă o perspectivă interesantă asupra modului în care funcționează și funcționează o mulțime de lucruri diferite. Întreprinderile și guvernele pot căuta modalități de a valorifica acest tip de abordare „a se vedea tot” atunci când vine vorba de planificarea la nivel de organizație. Acest lucru poate fi la fel de simplu ca stabilirea obiectivelor rezonabile pentru un trimestru următor sau contribuția la elaborarea unei strategii pentru o campanie. Un ofițer administrativ poate fi însărcinat cu găsirea unui spațiu mai mare pentru organizație, planificarea mutării și proiectarea spațiului de lucru, de exemplu, sau poate fi însărcinat să descopere de ce au nevoie cetățenii când vine vorba de ceva anume, cum ar fi scutirea de taxe, apoi să caute diferite soluții și posibile remedieri.
Obținerea locului de muncă
Nu există o listă unică a ceea ce este nevoie pentru a deveni un ofițer administrativ, în parte din cauza câte oportunități diferite există. Cerințele pentru conducere într-o corporație majoră sunt cu adevărat diferite de cele într-un mic birou non-profit sau administrație locală. Majoritatea candidaților au absolvit un program de formare postliceală în administrarea sau managementul afacerilor, ceea ce demonstrează cunoștințele lor când vine vorba de operațiunile interne și coordonarea personalului. Dincolo de educația de bază, totuși, multe sunt lăsate la latitudinea companiei individuale.
Mulți angajatori sunt mai interesați de experiența de muncă conexă decât de acreditările academice. Experiența în rezolvarea problemelor, gestionarea conflictelor și utilizarea sistemelor informatice este foarte importantă. Abilitatea de a face față presiunii, de a lucra sub constrângeri de timp și de a face față priorităților conflictuale poate fi, de asemenea, foarte utilă. În cele mai multe cazuri, o revizuire atentă a unei anumite fișe a postului este cea mai bună modalitate prin care candidații își pot da seama ce va necesita de fapt o anumită oportunitate.
Evitarea confuziei cu administratorii Office
Titlul postului de „ofițer administrativ” poate fi uneori ușor de confundat cu posturile care sună similar „administrator de birou” și „asistent administrativ de birou”, deși cele două sunt de obicei destul de diferite. Un administrator de birou sau un asistent de birou este, practic, o secretară sau un personal de asistență care joacă un rol foarte mic în dosar, răspuns la telefoane și alte activități administrative de nivel scăzut. Ofițerii sunt mai des directori care au multă pregătire și experiență și funcționează mai mult ca lideri decât ca susținători. Ambele tipuri de joburi implică gestionarea diferitelor sarcini pe hârtie, doar la niveluri foarte diferite.