Un specialist în facilități, numit uneori și coordonator de facilități, lucrează de obicei ca parte a unei echipe responsabile de diverse sarcini legate de întreținerea clădirilor pentru o afacere. Specialiștii în facilități pot îndeplini o serie de sarcini, inclusiv operațiuni de corespondență și expediere, planificarea conferințelor și reparații și întreținere. Acești angajați pot fi, de asemenea, responsabili pentru diferite aspecte ale siguranței angajaților, inclusiv coordonarea răspunsurilor în caz de urgență și educarea personalului cu privire la cele mai bune practici. În funcție de nivelul de responsabilitate, un specialist în facilități poate supraveghea și alți membri ai grupului.
Specialiștii în instalații responsabili în primul rând pentru coordonarea corespondenței sau expedierea și primirea poștalei pot îndeplini o serie de sarcini zilnice. Aceștia pot livra corespondența primită angajaților și pot coordona corespondența trimisă. În unele cazuri, fișa postului poate include elaborarea de proceduri pentru gestionarea corespondenței interoficiale și poștale, precum și acordarea de asistență angajaților care trebuie să trimită pachete sau alte articole.
Dacă planificarea conferințelor este funcția principală a unui specialist în facilități, sarcinile postului pot include coordonarea tuturor aspectelor întâlnirilor și funcțiilor pentru birou. Aceasta poate include comandarea de rechizite pentru catering și de afaceri, programarea sălilor de conferință și comandarea oricăror echipamente necesare și asistarea oricăror participanți la întâlnire din exterior. Acest tip de muncă de facilități poate necesita, de asemenea, coordonarea oricăror funcții tehnice sau audio/vizuale care trebuie să apară.
Efectuarea reparațiilor și întreținerii clădirii este o altă responsabilitate potențială pentru un angajat al instalațiilor. Lucrarea poate cere unei persoane să răspundă direct la solicitări și să efectueze reparațiile. De asemenea, poate implica preluarea solicitărilor angajaților și direcționarea acestora către un alt departament sau către un furnizor extern pentru rezolvare. Menținerea unei baze de date sau a unui sistem electronic de urmărire pentru a înregistra aceste tipuri de activități poate face, de asemenea, parte din poziție.
Specialiștii în facilități pot fi, de asemenea, responsabili pentru dezvoltarea și actualizarea politicilor de siguranță și răspuns la urgențe ale angajaților. Aceștia ar putea dezvolta politici specifice pentru evacuări, pot furniza notificări cu privire la închiderea clădirilor sau pot administra primul ajutor angajaților răniți. Pe lângă dezvoltarea politicilor, un specialist în facilități poate organiza și sesiuni de instruire și informare a angajaților despre acestea. Ei pot fi, de asemenea, responsabili pentru întreținerea echipamentelor clădirii, cum ar fi defibrilatoarele de urgență sau stingătoarele de incendiu și înlocuirea acestora după cum este necesar.
Într-un rol de supervizare, un specialist în facilități poate fi responsabil de gestionarea altor personal din facilități și de angajarea de noi angajați. Aceștia pot fi contactul principal al echipei de facilități pentru alți angajați ai companiei. Ei pot fi, de asemenea, responsabili pentru reprezentarea grupului de facilități în fața personalului de nivel superior.