Un asistent administrativ poate avea multe sarcini diferite într-un cadru de birou, în funcție de o serie de factori, inclusiv dimensiunea biroului și numărul de alți angajați. Cu toate acestea, multe sarcini de asistent administrativ sunt aceleași în toate setările. Acestea vor include, la cel mai elementar nivel, asistarea angajatorului în sarcinile zilnice de birou.
În mod obișnuit, sarcinile asistentului administrativ includ sarcini precum răspunsul la telefon și transferul apelurilor, stabilirea de întâlniri, răspunsul la întrebări, salutarea clienților sau clienților când ajung la birou și păstrarea aspectului biroului curat și ordonat. Alte sarcini pot include completarea sau pregătirea documentelor, depunerea documentelor, sortarea corespondenței și menținerea înregistrărilor. În general, asistenților administrativi li se cere să fie competenți cu diverse programe de procesare a textului și de bugetare, așa că sunt necesare, în general, abilități bune de calculator, împreună cu capacitatea de a tasta cel puțin 50 de cuvinte pe minut.
Asistentul administrativ este, în general, prima persoană pe care o vor vedea majoritatea oamenilor când intră în birou, așa că este important să fii prietenos, politicos și profesionist. Discreția și respectul sunt alte trăsături importante ale personalității. Un asistent administrativ interacționează cu multe persoane pe parcursul zilei atunci când acceptă apeluri, trimite documente sau pachete importante sau ajută clienții, astfel încât capacitatea de a face mai multe sarcini este esențială. Într-un birou mai mare, poate fi necesar un număr mai mare de sarcini de asistent administrativ.
Unele dintre aceste sarcini suplimentare ar putea include supravegherea altor angajați, coordonarea și conducerea întâlnirilor cu personalul, menținerea unui buget de birou, inventarierea și comandarea consumabilelor de birou și asigurarea faptului că toate sarcinile necesare sunt finalizate la timp. Un asistent administrativ poate fi, de asemenea, responsabil pentru angajarea și instruirea personalului de birou nou și menținerea unui program pentru ceilalți din birou. De asemenea, asistenților administrativi li se poate cere să învețe să se ocupe de sarcini specifice industriei pentru angajatori, cum ar fi firme de avocatură, cabinete medicale sau servicii bancare.
Un asistent administrativ bun va fi unul care poate jongla cu multiplele sarcini de asistent administrativ, asigurându-se în același timp că toate lucrările sunt finalizate la timp. Unii asistenți administrativi sunt asistenți generali pentru întregul birou, în timp ce alții sunt specializați în domenii specifice, precum finanțe sau marketing. O carieră ca asistent administrativ poate fi una profitabilă și plină de satisfacții și, în general, oferă multe avantaje, cum ar fi beneficii pentru sănătate și ore relativ stabile. Un asistent administrativ poate lucra cu normă întreagă sau cu jumătate de normă, în funcție de nevoile biroului.