Principala sarcină a oricărui manager de proiect este să organizeze oamenii și să gestioneze diferite sarcini pentru a atinge un obiectiv specific. Care este acel obiectiv sau „proiect” poate varia foarte mult. Uneori este vorba de publicarea unui raport sau organizarea unei conferințe; poate fi, de asemenea, finalizarea unei clădiri sau remodelare, sau executarea unei scheme de design interior. Deși setările pot fi foarte diferite, managerii împărtășesc unele atribute universale. Toate se concentrează pe gestionarea oamenilor, pentru un singur lucru, și toate necesită o viziune largă asupra sarcinilor individuale care trebuie îndeplinite pentru ca obiectivul să fie atins. O mare parte din munca unui manager de proiect implică stabilirea unui plan principal de acțiune, apoi asigurarea că toate piesele sunt la locul lor pentru a duce planul până la finalizare.
Obiective generale
Managerii de proiect sunt în esență lideri care organizează acțiunea într-o anumită direcție. De obicei, ei au fost însărcinați să finalizeze ceva specific, apoi au primit un personal – adesea numit „echipă” – pentru a ajuta la atingerea obiectivului. Managerii încep de obicei prin a împărți obiectivul final mai mare în bucăți mai mici, apoi stabilesc termene interne pentru finalizarea fiecărei componente. Calendarul este o parte importantă a jobului, la fel ca recenziile regulate ale personalului și discuțiile motivaționale, dacă este necesar.
Mulți experți în managementul proiectelor spun că, pentru a avea succes, un manager trebuie să echilibreze patru domenii principale. El sau ea trebuie să înțeleagă domeniul de aplicare al proiectului. Managerul trebuie să găsească oamenii și materialele potrivite și să le folosească eficient. Toate sarcinile trebuie programate astfel încât să fie finalizate la timp. Managerul de proiect trebuie, de asemenea, să se asigure că proiectul este finalizat în bugetul care i-a fost alocat.
Importanța coordonării
Una dintre cele mai importante părți ale jobului unui manager de proiect este coordonarea personalului. Managerul trebuie să fie capabil să creeze echipe care vor fi eficiente și motivate pentru a produce o muncă constantă bună. Abilitatea de a delega sarcini și responsabilități este esențială, iar managerii trebuie să fie dispuși să intervină și să facă schimbări dacă apare o problemă sau o întârziere.
Pentru a coordona cu succes un proiect, managerul trebuie să fie conștient de ceea ce face fiecare membru al echipei și dacă acea persoană își va respecta sau nu termenele limită. Mulți manageri de proiect folosesc programe software speciale pentru a-i ajuta să urmărească acest lucru. Acest software permite adesea membrilor echipei să discute despre proiect între ei, să vadă listele de activități ale proiectului și cine este responsabil pentru ce sarcini și să partajeze fișiere și documente. De asemenea, poate permite managerilor să vadă ce sarcini sunt în program și unde se află proiectul în ceea ce privește bugetul. Acest tip de software este deosebit de valoros pentru proiecte și echipe mari.
Proiecte conceptuale bazate pe birou
În birouri corporative și alte birouri, majoritatea proiectelor care necesită atenția unui manager au de-a face cu cercetare și scriere. Rapoartele acționarilor, rezumatele majore ale constatărilor și publicațiile publicate de laboratoarele științifice sau organizațiile non-profit sunt adesea eforturi complexe care necesită mulți pași diferiți pentru a trece de la „etapa ideii” până la finalizare. Managerii de proiect din aceste setări acționează de obicei ca coordonatori de informații, asigurându-se că toate elementele necesare sunt împreună în mod corect.
Proiectele de birou necesită de obicei multă colaborare în persoană, pe care managerul de proiect o organizează de obicei. El sau ea ține evidența cine face ce fie programând interviuri, fie urmărind progresul electronic, de obicei prin baze de date sau prin comunicare digitală, cum ar fi e-mailul. Liderii de echipă sunt, de obicei, responsabili de pregătirea produsului final, care include corecturi și modificări de ultimă oră. Succesul sau eșecul proiectului este de obicei pe umerii managerului, iar el sau ea trebuie să fie capabil să justifice toate alegerile superiorilor corporativi.
Executarea proiectelor fizice
Este adesea mult mai ușor să vezi funcționarea de zi cu zi a unui manager de proiect atunci când proiectul este ceva tangibil, cum ar fi o construcție sau un efort de amenajare a teritoriului. În aceste setări, managerii acționează de obicei ca lideri de șantier, asigurându-se că toți membrii echipei au o slujbă și înțeleg ce anume sunt menționați să facă. Acest tip de lider este de obicei responsabil pentru aranjarea tuturor instrumentelor și proviziilor necesare și trebuie, de asemenea, să acționeze ca mijloc de comunicare între oamenii care dețin terenul sau clădirea pe care se lucrează și cei care coordonează munca care urmează să fie efectuată. Acest job necesită adesea o combinație de planificare la birou și vizite efective la fața locului și coordonare.
Abilități și experiență necesare pentru a obține postul
De obicei, este nevoie de multă experiență pentru a obține un loc de muncă de manager de proiect. De cele mai multe ori, managerii sunt aleși din cadrul unei organizații – adică sunt selectați pe baza experienței lor în ceea ce privește de fapt genul de muncă care trebuie gestionat și coordonat. Multe depind de industrie și de proiectul în cauză, dar educația avansată, fie în domeniul de focus, fie în managementul afacerilor sau al personalului, poate fi de asemenea de ajutor.
Mulți oameni care sunt interesați să preia funcții de management de proiect iau cursuri pentru a deveni certificate. Programele sunt oferite de un număr de școli diferite, deși certificarea Project Management Professional (PMP) de la Project Management Institute este respectată pe scară largă. Este din ce în ce mai frecvent ca companiile care angajează manageri de proiect externi să menționeze în mod specific aceste acreditări în anunțurile lor de angajare.