Diferitele tipuri de sarcini de flux de lucru sunt organizate în funcție de stadiul în care se află un proiect. Sarcinile de flux de lucru sunt de obicei organizate în funcție de ceea ce trebuie făcut pentru proiect, inclusiv proiectare, confirmare a datelor, implementare, verificări de calitate și testare și finalizare. Software-ul de management de proiect ajută la identificarea în ce stadiu se află un proiect, ce sarcini trebuie finalizate, cine este responsabil pentru anumite sarcini de flux de lucru și modul în care va avea loc procesul de transfer.
Designul și prezentarea sunt de obicei primul set de sarcini ale fluxului de lucru. Atunci când un proiect este în fazele sale de început, informațiile sunt adunate pentru a determina parametrii acestuia și care este rezultatul dorit. Specificațiile și opțiunile sunt explorate în acest moment. Un exemplu ar fi vânzarea de linii telefonice de voce și date.
În acest scenariu, un director de cont sau un reprezentant de vânzări ar lucra cu clientul pentru a determina ce tip de serviciu ar putea căuta. Reprezentantul de vânzări ar negocia apoi anumite tipuri de produse care se potrivesc nevoilor clientului și ar crea o fișă de date cu aceste specificații. O comandă devine un proiect care este predat unei echipe de service și execuție care verifică informațiile și se ocupă de aspectele tehnice ale cererii.
A doua etapă a sarcinilor fluxului de lucru este uneori denumită confirmarea sau specificarea datelor. Solicitările de proiecte sunt examinate pentru a se asigura că sunt în conformitate cu ghidurile companiei și îndeplinesc cerințele pentru implementare. De exemplu, dacă un client solicită un serviciu care nu este disponibil în zona sa, atunci proiectul nu poate merge. În cazul unor proiecte, informațiile de contact și de facturare ale clienților pot fi verificate pentru a facilita procesul de implementare, care ar putea implica cooperarea furnizorilor terți.
Implementarea implică lucrul cu o varietate de departamente și persoane de contact individuale care sunt responsabile pentru diferite detalii ale proiectului. În această etapă, monitorizarea este de obicei efectuată pentru a se asigura că datele de referință sunt îndeplinite. Este posibil să fie necesar să apară escalade și depanare între diferitele persoane implicate pentru a rezolva problemele care ar putea împiedica proiectul.
Un alt tip de sarcină a fluxului de lucru este testarea și controlul calității. Odată ce detaliile unui proiect au fost finalizate, testele sunt adesea efectuate pentru a se asigura că totul este în stare de funcționare. În exemplul unei linii telefonice vocale, odată ce serviciul a fost instalat, clientul și vânzătorii testează linia pentru a se asigura că funcționează conform specificațiilor.
Etapa de finalizare a proiectului este, de asemenea, considerată a fi o sarcină de flux de lucru. În acest timp pot fi scrise rapoarte, precum și o analiză a ceea ce a mers bine. Sugestii de îmbunătățire pot fi făcute și în timpul finalizării. Proiectul este de obicei marcat ca finalizat după ce a trecut cu succes testarea.