O întâlnire de lansare este o întâlnire la care toți membrii echipei responsabili sunt informați cu privire la un nou proiect. Activitățile pot include o discuție despre intenția proiectului, stabilirea unui calendar, împărțirea costurilor și a restricțiilor bugetare și atribuirea sarcinilor proiectului. Întâlnirile de lansare includ adesea membri ai echipei din mai multe domenii funcționale și pot include, ocazional, un reprezentant al clienților.
Intenția unei întâlniri de lansare este de a se asigura că un proiect decurge cât mai bine posibil, asigurându-se că toți membrii echipei sunt pe aceeași pagină. Astfel de întâlniri sunt o oportunitate pentru managerul de proiect de a împărtăși informații despre proiect. Acestea pot include fapte concrete, cum ar fi data scadentă a proiectului, specificațiile și bugetul, dar poate include și informații soft, cum ar fi particularitățile și preferințele clienților.
Managerul de proiect este adesea responsabil pentru organizarea unei întâlniri de lansare. De obicei, ea își asumă responsabilitatea stabilirii și urmăririi agendei. Aceasta include programarea unei ore la care toate părțile solicitate se pot întâlni; rezervarea unei locații; iar in cazul intalnirilor lungi care au loc in pauza de la mijlocul zilei, comandarea serviciului de pranz pentru membrii echipei.
În timpul întâlnirii, managerul de proiect va lua notițe cu atenție despre toate punctele discutate, deciziile luate și întrebările la care se va răspunde la o dată ulterioară. Ea va fi responsabilă să se asigure că toate părțile interesate sunt de acord cu termenii, termenele și costurile și că înțeleg pe deplin ceea ce li se cere. După aceea, managerul de proiect ar trebui să distribuie prompt note de întâlnire clare și concise.
Una dintre cele mai importante funcții ale unei întâlniri de lansare este stabilirea unei liste de livrabile. Aceasta este o listă cu toate elementele datorate clientului și acțiunile specifice necesare pentru a îndeplini fiecare livrabil. De exemplu, un produs livrat pentru client ar putea fi să producă un semn de intrare pentru o locație de vânzare cu amănuntul. Pentru a realiza acest lucru, semnul trebuie proiectat, materialele trebuie procurate și comandate, trebuie să fie produs, trebuie verificată calitatea, iar semnul trebuie expediat și/sau instalat. Specialistul în achiziții nu poate comanda materiale până când proiectantul nu proiectează semnul, iar dacă vreunul dintre acești pași nu este finalizat în termen, instalatorul nu va putea respecta data scadentă.
Atribuirea sarcinilor este foarte importantă pentru proces, așa că notele de întâlnire pentru o întâlnire de lansare ar trebui să includă o listă de acțiuni, termene limită și părți responsabile. Dacă vreo parte are o problemă cu termenele scadente, specificațiile sau prețurile, întâlnirea de lansare este momentul să o discute. Această întâlnire oferă un forum deschis pentru toate părțile implicate pentru a se asigura că primesc ceea ce au nevoie pentru a produce un proiect de succes.