Transcrierea documentelor convertește documentele pe hârtie într-un format digital editabil. Acest lucru se poate face din motive de lizibilitate, conversie în fișiere digitale sau o varietate de alte motive. Firmele sunt disponibile pentru a îndeplini această sarcină contra cost, sau companiile își pot gestiona nevoile de transcriere pe plan intern. Pentru anumite tipuri de documente, poate fi necesară o manipulare specială în procesul de conversie din cauza naturii sau a vechimii unui document. În aceste situații, poate fi necesară utilizarea unui serviciu de specialitate.
Acest proces poate fi realizat în mai multe moduri. Unele companii scanează documente și folosesc un program pentru a converti informațiile tipărite într-o formă digitală editabilă. Un tehnician examinează transcrierea mașinii pentru a corecta eventualele erori. Acestea pot include schimburi sau înlocuiri de caractere, câmpuri deplasate și alte probleme care pot apărea. Este posibil ca programul de calculator să învețe din corecții și să le aplice la sarcinile viitoare de transcriere a documentelor pentru a reduce rata de eroare.
O altă opțiune este transcrierea manuală, în care un dactilograf lucrează din documentul original sau un facsimil de înaltă calitate pentru a genera o copie digitală proaspătă. Acest lucru poate fi necesar atunci când documentele includ un scris de mână înghesuit sau neobișnuit cu care computerul ar putea avea probleme sau caractere speciale care nu sunt utilizate în mod obișnuit. Documentele istorice în limba engleză, de exemplu, pot conține mai multe caractere care nu sunt utilizate în limba engleză modernă, pe care computerul ar avea dificultăți să le interpreteze.
Documentele istorice pot necesita o îngrijire specială, deoarece transcrietorii doresc să evite deteriorarea originalului. Scanarea și activitățile similare pot expune hârtiile la lumina ultravioletă și trebuie efectuate cu precauție pentru a păstra integritatea originalului. De asemenea, transcriptorii trebuie să-și păstreze mâinile curate și pot purta mănuși în timp ce manipulează materialul. Digitalizarea prin transcrierea documentelor poate face înregistrările istorice mai accesibile cercetătorilor și publicului larg; o unitate ar putea, de exemplu, să încarce scrisori istorice pe site-ul său web pentru oricine are interes să le citească.
Documentele guvernamentale pot fi supuse transcripției documentelor. Aceasta poate include înregistrări istorice, cum ar fi datele vechi de recensământ, precum și documente mai noi care nu sunt disponibile într-o formă digitalizată. Poate fi necesar să folosiți un transcriptor certificat din cauza sensibilității informațiilor, pentru a vă asigura că documentele nu sunt modificate atunci când sunt introduse în format digital. Persoanele care intenționează să folosească documente digitizate din țara lor de origine pentru activități precum cererile de cetățenie ar putea dori să întrebe un oficial guvernamental despre orice pași care trebuie să fie urmați pentru a valida transcrierea documentului.