Alegerea celui mai bun sistem de management al sarcinilor poate fi destul de dificilă, mai ales pentru că fiecare sistem este adaptat pentru a răspunde nevoilor diferite. Pentru a alege cel mai bun sistem, va trebui mai întâi să identificați ce nevoi doriți să le satisfacă și să dezvoltați un buget. Rețineți că mulți oameni încearcă mai multe sisteme diferite înainte de a găsi unul care le place. Dacă mai multe persoane vor folosi sistemul de management al sarcinilor, asigurați-vă că are capacități de comunicare îmbunătățite. Cel mai bun sistem vă poate ajuta, de asemenea, să vă prioritizați sarcinile și, dacă este necesar, va integra planificarea resurselor întreprinderii (ERP) și managementul relațiilor cu clienții (CRM) pe o singură platformă.
Diferite sisteme de management al sarcinilor vor satisface nevoi diferite și sunt disponibile la prețuri diferite. Unele au capacități de imagine text și fișiere, aplicații bazate pe web și/sau capacitatea de a prioritiza sarcinile. Altele au caracteristici de securitate, care permit doar anumitor utilizatori să utilizeze anumite funcții. Cu atât de multe caracteristici diferite, este important să identificați ce funcții veți avea nevoie, astfel încât să puteți alege cel mai eficient sistem. De asemenea, veți descoperi că elaborarea unui buget vă poate ajuta să restrângeți lista de sisteme disponibile din care să alegeți.
Unele dintre cele mai bune sisteme de management al sarcinilor disponibile au capacități excelente de colaborare și comunicare. Utilizatorii acestor tipuri de sisteme pot comunica mai ușor între ei și, dacă un manager alege să facă acest lucru, el sau ea poate urmări performanța utilizatorilor în timp real. De asemenea, este înțelept să alegeți un sistem care să permită o colaborare ușoară pentru a reduce neînțelegerile dintre utilizatori. Acest lucru poate ajuta la reducerea erorilor operaționale ale unei companii și, în schimb, la creșterea nivelurilor de profit ale organizației. Aceste tipuri de sisteme ajută, de asemenea, ca fluxul de lucru în rândul organizațiilor mari să fie perfecționat și să rămână sub control.
Dacă aveți nevoie de un sistem care să poată prioritiza activitățile pentru dvs., atunci alegeți un sistem de management al sarcinilor care are abilități îmbunătățite de luare a deciziilor. Acest tip de sistem vă va cere să furnizați informații despre diferite aspecte ale fiecărei sarcini și apoi să prioritizați lista de activități în funcție de intrarea dvs. Mulți utilizatori constată că utilizarea unui sistem pentru a prioritiza sarcinile oferă o îmbunătățire imediată a eficacității acestora în îndeplinirea acestora; acest lucru ajută nu numai utilizatorul, ci și angajatorul său, dacă sistemul este utilizat pentru a îndeplini sarcinile de serviciu.
Un sistem de management al sarcinilor care are capacitatea de a integra tehnologiile ERP și CRM poate fi cel mai bun tip de ales dacă sunteți responsabil cu gestionarea relațiilor cu clienții. Unul dintre cele mai utile aspecte ale acestui tip de sistem este că poate consolida rapid datele clientului, ceea ce permite accesul facil. În mod obișnuit, va putea să atribuie și să monitorizeze activități și prin intermediul unei funcții de bilete de locuri de muncă; acest tip de sistem permite, de obicei, reprezentanților telefonici să creeze bilete pentru cererea sau cererea fiecărui client și să le înregistreze prin interfețe bazate pe web.
Tipul suprem de sistem de management al sarcinilor vă va permite să utilizați o serie de instrumente de management al sarcinilor. Deși poate avea un preț ridicat, vă va permite să creați programe, să colaborați cu alți utilizatori, să generați și să prioritizați liste de activități și multe altele. De asemenea, vă va permite să exportați sarcini în diferite tipuri de fișiere, inclusiv fișiere text, document Word și HTML.