Diferitele tipuri de instrumente de management al sarcinilor folosesc abordări diferite pentru gestionarea eficientă și de succes a timpului și a sarcinilor în industrii precum inginerie, tehnologie, contabilitate și multe altele. Cele mai bune instrumente folosesc câteva funcții simple, dar esențiale: o vizualizare în timp real a unui proiect sau a unei sarcini, colaborare ușoară între toate părțile relevante, actualizare ușoară și urmărire atât a resurselor utilizate, cât și a celor disponibile. Instrumentele de management al sarcinilor ar trebui să ofere, de asemenea, acces ușor, simplificarea sarcinilor și managementul proiectelor în mai multe locații. Diferite tipuri de instrumente pot fi construite în jurul nevoilor diferite de management al sarcinilor și timpului ale unei industrii specifice sau în jurul metodologiei de management al sarcinilor în sine.
Corporațiile și întreprinderile mici trebuie să fie capabile să gestioneze echipe care pot fi răspândite în întreaga lume și să lucreze în diferite fusuri orare. Capacitatea instrumentelor de management al sarcinilor de a oferi o vedere detaliată în timp real a tuturor aspectelor unui anumit proiect sau set de sarcini este esențială pentru succesul afacerii. De exemplu, un producător de fascicule laser poate avea un birou principal situat în Texas, reprezentanți de vânzări situati în multe țări diferite și o unitate de producție în Taipei. Dacă președintele sau chiar cel mai tânăr angajat necesită acces la detaliile unui anumit proiect, instrumentele online de gestionare a sarcinilor pot oferi acest lucru în timp real.
Unele tipuri de instrumente de management al sarcinilor sunt concepute pentru a se concentra pe satisfacerea nevoii de colaborare. Aceste instrumente de gestionare a sarcinilor permit utilizatorilor să se concentreze și să-și gestioneze propriile sarcini și vor salva sau stoca în siguranță toate documentele legate de sarcini, notele întâlnirilor și discuțiile de grup. Reunirea unui număr de sarcini în diferite grupuri împreună cu informațiile și documentele aferente permite o colaborare mai eficientă în echipă. În contextul mediului de afaceri global, colaborarea în echipă în timp real între toate părțile implicate, indiferent de locația lor fizică, este esențială și permite unei companii sau organizații să finalizeze mai rapid diverse sarcini ale proiectului și să obțină mai mult profit.
Instrumentele de management al sarcinilor pot fi, de asemenea, construite în jurul importanței furnizării stării sarcinilor și a actualizărilor de proiect. Aceste aplicații sunt concepute pentru a lucra în jurul progresului unui anumit proiect sau al unui anumit set de sarcini. Unii membri implicați într-un anumit proiect pot să nu fie implicați în toate proiectele în care lucrează o companie sau o organizație. Acest tip de instrument de management al sarcinilor separă, organizează și informează părțile relevante implicate. Un manager de proiect va trebui să fie informat despre toate proiectele aflate sub supravegherea sa directă, în timp ce un lucrător de nivel inferior poate avea nevoie doar de actualizări de stare pentru proiectul în care este implicat. Aceste tipuri de instrumente de gestionare a sarcinilor pot actualiza automat părțile relevante prin e-mail, text sau alte mijloace de comunicare digitală.