Scrierea unui plan de management al sarcinilor implică stabilirea de obiective, listarea priorităților, programarea și elaborarea de planuri alternative pentru a face față problemelor neprevăzute. Fiecare zonă a planului ar trebui să fie clar definită pentru a oferi un plan pentru activități pentru a respecta termenele limită și pentru a finaliza munca atribuită. Un plan de management al sarcinilor poate include documentarea progresului la fiecare pas al unui proiect pentru a evalua dacă obiectivele sunt îndeplinite. De asemenea, ar trebui să determine resursele necesare și să permită raportarea rezultatului.
Primul pas în scrierea unui plan de management al sarcinilor definește munca care necesită atenție. De asemenea, stabilește termene pentru fiecare sarcină pe zi, săptămână sau lună. Partea de stabilire a obiectivelor a planului descrie ce locuri de muncă ar trebui realizate în fiecare perioadă de timp. Această listă de așteptări poate include o secțiune despre problemele care ar putea interfera cu termenele limită și cum pot fi gestionate aceste probleme.
O listă de priorități menține de obicei un proiect organizat și oferă angajaților o modalitate de a determina sarcinile care necesită atenție imediată. Sarcinile urgente definesc munca care trebuie gestionată imediat, cum ar fi gestionarea apelurilor telefonice și a vizitatorilor care vin. Sarcinile importante pot include planificarea unei întâlniri viitoare sau a unei prezentări care are impact asupra companiei. Locuri de muncă considerate urgente și importante pot apărea într-o situație de criză. Sarcinile neimportante includ de obicei vizitarea cu colegii de muncă sau participarea la afaceri personale în timpul serviciului.
Programarea fiecărei sarcini reprezintă o altă componentă a scrierii unui plan de management al sarcinilor. Ar trebui să fie create termene pentru fiecare lucrare necesară pentru finalizarea întregului proiect. Aceste termene ar trebui să fie realiste și să ia în considerare resursele financiare și umane disponibile. Resursele pot varia în funcție de proiect, în limitele constrângerilor bugetare. Un plan de management al sarcinilor ar trebui să analizeze resursele necesare și să determine dacă compania este dispusă să investească în resurse pentru a respecta termenele limită.
Planurile de rezervă ar putea fi concepute pentru a face față problemelor neașteptate care apar. Planurile de management al sarcinilor ar trebui să prevadă strategii alternative pentru a face față evenimentelor neprevăzute. Aceste planuri alternative pregătesc angajații să gestioneze rapid problemele, fără a fi nevoie să redefiniți obiectivele sau să stabilească noi priorități.
Odată ce planul de management al sarcinilor este scris, acesta ar trebui să fie împărtășit colegilor care vor lucra împreună la proiect. Dacă planul presupune delegarea de locuri de muncă către diferiți colegi de muncă sau diferite departamente din cadrul organizației, acele probleme pot fi clarificate prin discutarea planului. Acest proces asigură că toată lumea lucrează din același plan pentru a îndeplini obiectivele.
Pasul final în pregătirea unui plan de management al sarcinilor implică o metodă de urmărire a progresului, în special în cazul proiectelor mari, împărțite în subsarcini. Prin monitorizarea progresului, supervizorii ar putea identifica domeniile care au nevoie de mai multe resurse pentru a menține locul de muncă pe drumul cel bun. De asemenea, ar putea descoperi zone slabe în funcție de departament sau angajat, în care munca se blochează.