Cea mai bună modalitate de a alege programul gratuit de gestionare a sarcinilor este să găsești un site web care examinează aceste tipuri de programe gratuite și să verifici detaliile pentru fiecare aplicație individuală. Există aplicații gratuite de gestionare a sarcinilor concepute pentru a fi utilizate într-un mediu academic care probabil vor funcționa cel mai bine pentru studenți sau profesori. Unele aplicații sunt concepute pentru persoanele care au un număr mare de sarcini mici de îndeplinit sau comisioane de executat pe tot parcursul zilei. Încă un alt program gratuit de gestionare a sarcinilor este conceput special pentru cei care lucrează într-un rol profesional sau executiv. Există un program gratuit de gestionare a sarcinilor care se potrivește aproape oricărui stil de viață sau program. Cineva cu un program simplu va avea nevoie doar de un program simplu, în timp ce alții cu programe mai complexe ar putea dori un program cu caracteristici aplicabile unei anumite profesii sau program.
Unul dintre primele lucruri pe care trebuie să le determinați atunci când vă decideți asupra unui anumit program gratuit de gestionare a sarcinilor este utilizarea și funcția finală a aplicației. Cele mai bune aplicații sau programe de gestionare a sarcinilor pot fi personalizate pentru a se potrivi mai multor situații, așa că cel mai bun lucru de făcut ar putea fi să descărcați câteva și să le încercați pe fiecare timp de câteva zile pentru a vedea cum se încadrează într-un anumit tip de program. Ușurința de utilizare va fi o prioritate de top pentru majoritatea oamenilor, așa că programele mai simple, cu mai puține funcții, pot fi cel mai bun loc pentru a începe. Ca regulă generală, software-ul de management al sarcinilor cu o mulțime de funcții și caracteristici va avea o curbă de învățare mai mare și va necesita mai mult timp pentru a stăpâni.
Unele programe de gestionare a sarcinilor vor avea mai multe funcții legate de matematică, împreună cu caracteristici care ajută la rezolvarea anumitor tipuri de ecuații, la trasarea graficelor și la crearea unei analize aprofundate a anumitor funcții. Pentru persoanele cu o profesie sensibilă la timp, cum ar fi dreptul, publicitatea sau orice job care necesită respectarea unui program rigid, va funcționa cel mai bine un sistem de management al sarcinilor care se concentrează pe respectarea termenelor limită reale sau pe menținerea unui program. Unele profesii gravitează în jurul managementului de proiect și a îndeplinirii anumitor repere critice sau puncte de referință în săptămâni, luni sau chiar perioade mai lungi și necesită un sistem de management al sarcinilor care ține evidența progresului, monitorizează fluxul de lucru și informează părțile necesare implicate. Cei care lucrează ca parte a unei echipe vor dori să ia în considerare instrumente de gestionare a sarcinilor care pot gestiona partajarea fișierelor și un număr mare de utilizatori, precum și să controleze informațiile și să coordoneze multe sarcini și programe partajate diferite.
Un ultim lucru de luat în considerare sunt avantajele unui sistem de management al sarcinilor bazat pe web. Deși există avantaje în gestionarea sarcinilor și a programelor de gestionare pe o rețea închisă sau chiar pe un singur computer, există și multe avantaje în utilizarea și accesarea instrumentelor online de gestionare a sarcinilor. În primul rând, dacă un program se află doar pe computerul unui singur utilizator și acel computer este deteriorat, furat sau pierdut, toate datele stocate pe acel computer dispar. Dacă un program sau software se află pe un server într-o locație de la distanță, atunci datele de gestionare a sarcinilor pot fi accesate de pe orice computer din orice locație, fără teama de pierdere sau corupție a datelor. Programul gratuit de gestionare a sarcinilor online permite, de asemenea, mai multor utilizatori să acceseze același program de gestionare a sarcinilor și să partajeze liber informații despre sarcini sau programări, păstrând în același timp datele private ale fiecărui utilizator.