Software-ul de contabilitate non-profit se referă la software-ul web sau desktop pe care organizațiile non-profit le pot folosi pentru a-și gestiona afacerile financiare. Unele dintre funcții includ capacitatea de a înregistra și urmări donațiile, de a plăti facturile și de a genera bilanţuri și alte rapoarte financiare. Există câteva programe software care permit unei organizații non-profit să proceseze tranzacțiile cu cardul de debit fără a fi nevoie de echipamente suplimentare. Companiile oferă adesea software diferit în funcție de numărul de utilizatori, precum și dacă acesta va fi utilizat în mai multe locații. De exemplu, dacă software-ul este bazat pe web, atunci organizația non-profit poate achiziționa licențe pentru fiecare utilizator.
Aspectele contabile ale gestionării organizațiilor non-profit sunt critice din punct de vedere juridic și fiscal. Colectarea donațiilor publice și a contribuțiilor la un anumit nivel sunt adesea supuse legilor regionale și naționale. Păstrarea corectă a evidenței este adesea esențială în cazul în care există un audit de la o agenție guvernamentală de venituri fiscale pentru a dovedi că contabilitatea este efectuată corect și în conformitate cu legile aplicabile. Software-ul de contabilitate non-profit simplifică sarcina de evidență și poate fi cea mai bună șansă a organizației de a ține o contabilitate financiară exactă și completă a tuturor tranzacțiilor. Acesta este motivul pentru care organizațiile non-profit aleg adesea să o folosească în loc să folosească foi de calcul sau hârtie.
O funcție cheie a unor programe de contabilitate non-profit este gestionarea salariilor. Angajații organizației primesc un salariu în mod regulat, iar contabilitatea care este necesară pentru a produce un salariu finalizat și precis, care respectă legile fiscale, poate fi extinsă. De exemplu, organizațiilor non-profit li se poate cere să rețină anumite părți din salariul pentru impozitele regionale și de stat și să plătească planurile de sănătate de grup și alte beneficii. Software-ul poate fi folosit pentru a procesa salariile mai rapid și adesea mai precis decât efectuarea manuală a calculelor pentru fiecare salariu. Este adesea posibil să depuneți formularele necesare de raportare fiscală folosind același software, iar plata unei taxe unice pentru software sau a taxei lunare de licență este adesea mai ieftină decât angajarea unui profesionist fiscal sau a unui serviciu de salarizare pentru a îndeplini aceleași sarcini.
Gestionarea finanțelor legate de activitățile de strângere de fonduri poate fi uneori copleșitoare pentru persoanele însărcinate să o gestioneze în numele organizației non-profit. Software-ul de contabilitate non-profit poate simplifica procesul de planificare a unei strângeri de fonduri, precum și poate configura conturile de cheltuieli și donații necesare procesării tranzacțiilor. Unele software se integrează, de asemenea, cu web-ul pentru a primi contribuții și a le introduce automat în software.