În afaceri, o carte de proiect este un document care definește un proiect și prezintă autorizația pentru acesta. Prezintă obiectivele de bază, valorile și intenția proiectului. Acest lucru asigură că toate părțile interesate sunt de acord cu scopul și domeniul de aplicare al proiectului, ceea ce previne confuzia pe măsură ce proiectul începe. Deși o carte de proiect ar putea să nu fie cerută de lege, este un instrument valoros folosit de planificatorii de proiecte și de alte părți interesate pentru a menține proiectul organizat și concentrat.
Dacă o companie a scris charte de proiect în trecut, planificatorii pot folosi o carte de proiect veche ca șablon, dar dacă nu, șabloanele sunt disponibile atât online, cât și în cărțile de planificare a afacerilor și periodice. Multe dintre detalii pot fi preluate din propunerea de proiect. O propunere de proiect este în general scrisă ca o modalitate de a obține finanțare sau sprijin pentru un proiect. Enumeră obiectivele proiectului și cum vor fi îndeplinite acele obiective.
Pentru a fi utilă, o carte de proiect trebuie să includă anumite informații. În primul rând, ar trebui să menționeze numele proiectului și persoana responsabilă. Ar trebui să sublinieze rolurile oamenilor cheie, cum ar fi investitorii, managerii și proprietarii de proprietăți și ar trebui să definească terminologia. Acest lucru permite tuturor celor implicați în proiect să împărtășească același vocabular, făcând mult mai ușor de discutat despre proiect.
Carta proiectului ar trebui să enumere, de asemenea, obiectivele proiectului. Acestea ar trebui să fie aceleași obiective care au fost propuse de propunerea de proiect. Modificarea acestor obiective ar trebui evaluată și aprobată de către toate părțile interesate înainte de a se face modificări. Ca orice obiective bune, obiectivele stabilite într-o carte de proiect ar trebui să fie specifice și realizabile în mod realist. Ar trebui conturată o linie de timp, astfel încât părțile interesate să poată evalua progresul.
Alte elemente cheie ale unei carte de proiect sunt prioritățile și domeniul de aplicare. Prioritățile spun care sunt obiectivele cele mai importante, iar domeniul de aplicare descrie ce va presupune și ce nu va presupune proiectul. Acestea sunt importante pentru a preveni ceea ce se numește scăderea domeniului de aplicare – extinderea treptată a focalizării unui proiect până când devine o mizerie imposibil de gestionat de obiective care consumă timp, bani și resurse.
De fapt, ar trebui inclusă și o descriere detaliată a timpului, banilor și resurselor disponibile pentru proiect. Costul proiectat și fondurile disponibile trebuie subliniate, la fel ca și termenul limită pentru finalizarea proiectului. În funcție de dimensiunea unui proiect și de nevoile acționarilor individuali, o carte de proiect poate include informații suplimentare, dar nu ar trebui să omite niciunul dintre aceste puncte cheie.