Transcrierea de afaceri este un document care oferă o înregistrare permanentă a ceea ce s-a întâmplat într-o întâlnire de afaceri de un anumit tip. Multe companii solicită acest tip de transcriere pentru o gamă largă de întâlniri, inclusiv relații cu investitorii sau întâlniri privind veniturile, sau ca înregistrare a evenimentelor într-un consiliu sau întruniri ale directorilor. Ceea ce pune deoparte o transcriere de afaceri din alte forme de înregistrări permanente este că detaliul este de obicei sub forma unei recitări textuale a ceea ce s-a spus în întâlnire, față de păstrarea proceselor-verbale care condensează și rezumă în esență evenimentele.
Utilizarea transcripției de afaceri se găsește la întâlnirile desfășurate într-o gamă largă de medii. Acestea includ întâlniri față în față în locații fizice, precum și întâlniri desfășurate prin intermediul unei teleconferințe sau chiar a unei conferințe bazate pe web. În deceniile trecute, transcriptorii care au fost instruiți să folosească stenografia pregăteau adesea o copie scrisă a evenimentelor care au avut loc în timpul întâlnirii, apoi foloseau notele stenografice pentru a pregăti o transcriere completă mai târziu. Mai recent, abordarea necesită realizarea unei înregistrări audio a evenimentului și apoi utilizarea acelei înregistrări pentru a pregăti transcrierea de afaceri dactilografiată.
Pe lângă utilizarea transcripției de afaceri pentru întâlniri de mare profil, acestea pot fi utile și pentru crearea de înregistrări permanente detaliate pentru alte evenimente. De exemplu, un manager de vânzări național sau regional poate alege să comande o transcriere pentru conferințe săptămânale sau lunare desfășurate cu alt personal de vânzări din cadrul organizației. În mod similar, pregătirea unei tranzacții de afaceri pentru întâlnirile ținute de membrii unui comitet de proiect poate ajuta, de asemenea, la crearea unei evidențe permanente a ceea ce s-a discutat în cadrul întâlnirii și în ce context.
În timp ce multe companii gestionează intern procesul de transcriere a afacerii, este, de asemenea, posibil să se utilizeze servicii de transcriere independente pentru a gestiona procesul. Multe companii de telecomunicații care furnizează produse audio și pentru conferințe web oferă și acest tip de serviciu. Un document scris este pregătit din înregistrarea audio a întâlnirii, apoi transmis unui contact cheie din cadrul organizației clientului. Majoritatea furnizorilor vor trimite transcrierea într-unul din mai multe moduri diferite, în funcție de nevoile clientului. Depunerea poate fi sub forma unui document electronic atașat unui e-mail, a unui document postat pe un site securizat pentru a fi recuperat de către persoane cu autorizația corectă sau chiar pregătirea și transmiterea unui CD-R care conține fișierul electronic.
Importanța transcripției afacerii nu poate fi exagerată. Deoarece transcrierea va include detalii complete despre cine a spus ce într-o întâlnire, detaliul poate fi adesea foarte util în stabilirea contextului declarațiilor făcute. Acest lucru poate fi deosebit de important atunci când utilizați transcrierea pentru a soluționa problemele care afectează funcționarea afacerii, inclusiv orice probleme juridice care pot apărea la un moment dat după desfășurarea întâlnirii.