Există mai mulți factori de luat în considerare atunci când alegeți un schimb electronic de date (EDI). Unele dintre cele mai importante includ bugetul, dimensiunea afacerii și nevoile specifice. De asemenea, poate fi benefic să luați în considerare capacitatea organizației de a sprijini un sistem EDI înainte de a face o achiziție. Multe companii decid ce schimb electronic de date să cumpere în funcție de sistemele cu care companiile comunică în mod regulat.
Formatul este un element important de luat în considerare atunci când alegeți un sistem electronic de schimb de date. Unele companii pot achiziționa o versiune care utilizează software și trebuie să fie integrată cu sistemul informatic al organizației. Aceasta este de obicei o opțiune bună pentru o companie mai mare, cu personal de asistență tehnică. Companiile care nu doresc să descarce un EDI pot folosi o interfață web. Aceasta poate fi o alternativă mai bună pentru organizațiile mai mici.
Nevoile companiilor cu care o organizație comunică este un alt factor de luat în considerare atunci când alegeți un EDI. Unele companii au reglementări stricte în ceea ce privește formatul și metodele de livrare utilizate pentru transportul documentelor. În timp ce schimburile electronice de date tind să aibă o configurație universală, există unele detalii care pot fi specifice anumitor sisteme. O companie poate vedea, de asemenea, un sistem care este utilizat de un partener ca o entitate dovedită, dacă s-a dovedit a fi benefic pentru afacerea respectivă.
Bugetul este un alt factor de luat în considerare atunci când căutați un EDI. Pe lângă taxele de pornire, este important de reținut și prețul upgrade-urilor și al întreținerii. De asemenea, poate fi util să evaluați cât timp personalul tehnic va petrece cu produsul și să estimați impactul financiar.
O interfață EDI este un alt element important de luat în considerare. Acest lucru poate depinde parțial de capacitatea tehnică a personalului care urmează să utilizeze sistemul. Angajații mai pricepuți pot fi dispuși să gestioneze un sistem complex, în timp ce profesioniștii mai puțin tehnici ar putea dori o interfață mai ușor de utilizat.
De asemenea, poate fi util să se ia în considerare cât de mult și ce tip de volum va fi de așteptat să gestioneze schimbul de date electronice. Un factor important de luat în considerare este numărul mediu de documente care trebuie schimbate, de la estimări zilnice până la utilizarea anuală. Numărul de angajați care se așteaptă să utilizeze sistemul poate juca, de asemenea, un factor în decizia de cumpărare. Este mai ușor să utilizați o interfață web dacă se așteaptă ca mai multe persoane să trimită documente.