O autorizație de returnare a mărfurilor este aprobarea vânzătorului de mărfuri care îi permite cumpărătorului să o expedieze vânzătorului pentru reparare, înlocuire, credit sau rambursare. Autorizează clientul să returneze marfa, iar numărul său unic de identificare scris pe eticheta de expediere autorizează departamentul de expediere și primire al vânzătorului să accepte livrarea coletului care conține returul. O bază de lungă durată a tranzacțiilor prin corespondență, autorizațiile de returnare a mărfurilor (RMA), numite autorizații de returnare a mărfurilor (RGA) în unele piețe, au devenit mult mai frecvente aproape de sfârșitul secolului al XX-lea, pe măsură ce comercianții cu amănuntul au intrat din ce în ce mai mult în lumea comerțului online. Vânzările la distanță care au rezultat au făcut ca livrarea și returnarea mărfurilor să depindă din ce în ce mai mult de serviciile de transport și poștă.
În majoritatea cazurilor, atunci când mărfurile sunt vândute, cumpărătorul are dreptul de a le returna. În majoritatea setărilor tradiționale de vânzare cu amănuntul, comerciantul are o politică specifică cu privire la returnările de mărfuri, de obicei le limitează la o perioadă relativ scurtă de timp după cumpărare și specificând în continuare standardele minime pentru starea mărfurilor returnate pentru rambursare sau credit. Clientul aduce marfa înapoi la punctul de vânzare cu documentația de cumpărare, de obicei o chitanță, și o prezintă pentru returnare. Dacă circumstanțele sunt în concordanță cu politica de returnare a vânzătorului, vânzătorul acceptă marfa returnată și emite rambursarea sau creditul. Marfa este de obicei reaprovizionată în inventarul vânzătorului și pregătită pentru vânzare.
Cumpărătorii de mărfuri din surse de comandă prin corespondență și online au, în general, același drept de a returna mărfuri, dar procesul prezintă mai mult o provocare logistică pentru vânzător. În mediul tradițional, de exemplu, retururile sunt gestionate unul câte unul și de obicei examinate la fața locului de către vânzător. Toate documentele sunt gestionate la fața locului, la fel ca și rambursarea sau creditul, iar tranzacția este finalizată atunci când clientul pleacă. Atunci când un client prin poștă sau online inițiază procesul de retur, dacă cererea este în conformitate cu politica de returnare a vânzătorului, se eliberează o autorizație de returnare a mărfurilor. În multe cazuri, pentru eficiență, precum și pentru responsabilitatea ecologică, autorizația de returnare a mărfurilor este încorporată în eticheta de expediere utilizată pentru livrarea mărfurilor, iar apoi clientul poate reutiliza eticheta de expediere pentru a returna mărfurile. În caz contrar, atunci când clientul pregătește eticheta de expediere pentru retur, el scrie pur și simplu numărul de autorizare de returnare a mărfii undeva pe etichetă.
Procesul de returnare la distanță lungă este aproape același cu procesul din magazin. Autorizația de returnare a mărfurilor captează, în general, toate informațiile care ar fi înregistrate în magazin și sunt adesea tipărite pe același document pe care vânzătorul îl oferă clientului ca etichetă de expediere, astfel încât informațiile relevante pot fi citite sau scanate de pe etichetă fără a fi sa deschida coletul la primire, facilitand livrarea coletului de retur in locatia corespunzatoare. La deschiderea coletului de retur, se examinează starea mărfurilor returnate, iar dacă este acceptabil, se emite rambursarea sau creditul.
Prin urmare, o autorizație de returnare a mărfurilor este pur și simplu reducerea procesului de returnare la scris pentru a facilita procesul de returnare a mărfurilor la distanță lungă pentru rambursare. Același proces se aplică, de obicei, la expedierea mărfurilor către vânzător pentru reparație sau înlocuire. În toate cazurile, procesul de autorizare a returnării mărfurilor reflectă procesul urmat atunci când clienții transportă manual marfa în unitatea vânzătorului pentru a le returna.