Când scrie o scrisoare de evaluare a performanței, cineva ar trebui să ia în considerare scopul scrisorii într-un context mai larg și să ofere persoanei evaluate informații utile și semnificative. Există o serie de abordări care pot fi utilizate în evaluarea performanței unui individ, inclusiv metode cantitative și calitative, deși o evaluare care le include pe ambele este de obicei cea mai eficientă. Acele persoane care fac obiectul unei scrisori de evaluare a performanței, cum ar fi angajații unei companii, ar trebui să înțeleagă și consecințele unei evaluări proaste sau recompensele pentru una excelentă, precum măsurile de probă și avansarea în carieră.
Scopul unei scrisori de evaluare a performanței ar trebui să aibă un impact asupra creării efective a acelei scrisori. Cineva care scrie o scrisoare pentru a evalua performanța unui angajat pe o bază anuală, de exemplu, ar trebui să se asigure că include informații care sunt utile persoanei evaluate ca angajat continuu. O scrisoare de evaluare a performanței scrisă ca scrisoare de recomandare, pe de altă parte, nu este de obicei destinată ca o modalitate de a promova îmbunătățirea unui angajat, ci de a-i evidenția punctele forte și punctele slabe. Înțelegerea acestui scop principal al scrisorii poate ghida persoana care o scrie.
Odată ce scopul este înțeles de către cineva care scrie o scrisoare de evaluare a performanței, atunci el sau ea ar trebui să aleagă cea mai bună metodă de evaluare posibilă. În unele situații, ar trebui luată în considerare o evaluare cantitativă care tratează numere specifice, cum ar fi cifrele de vânzări sau timpul petrecut într-un proiect. Cu toate acestea, nu toate locurile de muncă pot fi analizate cantitativ și, prin urmare, o scrisoare de evaluare calitativă a performanței care să abordeze observațiile și opiniile altora pentru a lua în considerare punctele forte și punctele slabe ale unei persoane poate fi de preferat. Cu toate acestea, fiecare dintre aceste metode are puncte slabe inerente și mulți evaluatori preferă să le utilizeze pe ambele împreună pentru o evaluare mai eficientă.
Pe măsură ce cineva scrie o scrisoare de evaluare a performanței, el sau ea ar trebui, de asemenea, să se asigure că subiectul evaluării înțelege importanța procesului. Dacă angajații dintr-o companie sunt de obicei eligibili pentru promovare pe baza rezultatelor unei astfel de evaluări, atunci ar trebui să înțeleagă asta. Scopul unei scrisori de evaluare a performanței nu este de a surprinde angajații sau alții cu o analiză a muncii lor, ci de a le oferi feedback util și semnificativ cu privire la performanța lor. Evaluările incorecte sau practicile de promovare pot duce la nemulțumirea angajaților, la pierderea lucrătorilor și chiar la procese; Un evaluator trebuie să aibă grijă să se asigure că sunt utilizate metode care oferă o analiză echitabilă și imparțială a competențelor, combinată cu o comunicare clară care îi ajută pe angajați să înțeleagă ce se așteaptă de la ei.