O colectare documentară este un proces prin care importatorii și exportatorii fac plățile mai ușoare. Pentru a începe procesul, exportatorii merg la o bancă din țara lor și prezintă documente de colectare care reprezintă costuri de transport și alte costuri de export. După ce documentele ajung la o bancă în care locuiesc importatorii, importatorii își plătesc banca și aceasta returnează banii la prima bancă, care plătește exportatorii. În timpul acestui proces, băncile sunt responsabile doar pentru trimiterea documentelor și colectarea banilor. În cazul în care importatorii nu plătesc sau refuză să plătească o colectare documentară, atunci băncile pot da în judecată în numele exportatorilor, dacă li se solicită, deși băncile pot respinge și această solicitare.
De obicei, banii nu sunt transferați între importatori și exportatori până când articolele nu sunt expediate sau sosite. O modalitate de a efectua această plată atunci când vine momentul este prin colectarea documentară. Exportatorii vizitează o bancă locală și prezintă un certificat de origine, conosament și alte documente care se ocupă de costurile de transport și de export. Această bancă transmite apoi documentele către o bancă locală către importatori.
După transmiterea documentelor, importatorii vizitează banca locală și plătesc băncii taxele de transport. Banca are adesea și documente de titlu, de care importatorii au nevoie pentru a deține în mod legal articolele importate. Când importatorii plătesc costurile de transport, banca înaintează banii către banca exportatorilor.
Cu unele documente de credit folosite între importatori și exportatori, băncile implicate fac garanții pe care părțile le vor plăti. Când se utilizează o colecție documentară, băncile nu oferă o astfel de garanție. Această lipsă de garanție face mai puțin probabil ca aceștia să piardă bani, astfel încât acest document este de obicei mai ieftin decât alte documente de credit, ceea ce duce la utilizarea sa comună între părțile de încredere. În același timp, folosirea acestei forme de plată între părți care sunt noi una față de cealaltă poate fi o idee proastă, deoarece lipsa unei garanții ar putea determina exportatorul să piardă bani.
Deși băncile nu oferă nicio garanție cu privire la primirea plății, ele pot da în judecată importatorii pentru refuzul de a plăti încasarea documentară. Importatorii pot refuza să plătească pentru că nu doresc să-și folosească banii sau pentru că nu doresc să accepte articolele importate; indiferent de cauza, bancile ii pot da in judecata pentru neplata. Acest lucru se face doar în numele exportatorilor, care trebuie să inițieze acest proces. Băncile nu vor da în judecată decât dacă exportatorii le cer, și chiar și atunci unele bănci pot refuza această solicitare.