Procesarea back office este actul de procesare a documentelor, astfel încât comenzile trec sau documentele intră în vigoare. Cu excepția cazurilor rare, toată procesarea este din punct de vedere tehnic back office. Termenul „prelucrare back office” este un termen general care implică prelucrarea aproape a oricărui document; există procesarea salariilor, procesarea facturilor și procesarea bazelor de date, printre altele. În timp ce majoritatea companiilor vor efectua această procesare în propriile birouri, unele externalizează către alte companii care prestează servicii de back office. Procesarea unui document se poate face manual, automat sau cu o combinație a celor două; cea mai mare parte a procesării de la începutul secolului al XXI-lea este un mix.
Atunci când un formular sau un dosar este completat, fie de către un consumator, fie de către un angajat, acesta trebuie să fie procesat pentru ca formularul să intre în vigoare. Angajații din back office – lucrători care sprijină compania, dar nu sunt văzuți de clienți – efectuează această procesare. Uneori, un angajat de la front office va efectua procesarea, cum ar fi un reprezentant al băncii care prelucrează un formular în fața unui client pentru a determina dacă acesta este eligibil pentru un card de credit, dar cea mai mare parte a procesării este procesarea back office. Acest lucru permite front office-ului să interacționeze cu clientul, fără ca acesta să aștepte ca un formular să fie introdus în computer.
Documentele gestionate în procesarea back office variază. Angajații din back office pot procesa cererile de salarizare, facturile de la furnizori, facturarea clienților, documentele de verificare și multe alte fișiere și formulare. Dacă o companie are un formular sau un dosar, acesta va trece de obicei prin acest departament de back office la un moment dat.
Dacă este necesară procesarea back-office, aceasta poate fi efectuată fie intern, fie de către o altă companie. Majoritatea companiilor folosesc un back office intern, deoarece compania poate supraveghea direct lucrătorul din back office. Acest lucru ajută la asigurarea unei șanse mai mici ca documentele sensibile să fie furate sau modificate. De asemenea, companiile pot comanda servicii de back office prin intermediul companiilor independente pentru a îndeplini aceleași sarcini.
Documentele pot fi procesate manual, automat sau folosind o combinație a celor două. Procesarea manuală de back office nu implică un computer; în schimb, angajatul din back office doar scrie informațiile într-o carte. Procesarea automată se face în întregime de către un computer, fără interacțiune umană. Majoritatea procesării implică ambele metode; angajatul din back office va introduce informații într-un computer, iar computerul va adăuga documentul într-o bază de date și va efectua orice alți pași de procesare necesari.