Performanța globală a furnizorului poate fi evaluată prin evaluarea furnizorului în ceea ce privește calitatea, prețul, livrarea și serviciul. În organizațiile mai mari, departamentul de achiziții poate distribui un chestionar oricărui angajat care folosește un furnizor extern aprobat, solicitându-i angajatului să comenteze experiența. Feedback-ul este de obicei introdus în sistemul de management al furnizorului și formează baza pentru revizuirea periodică a furnizorului și controlul calității. Companiile mai mici ar putea folosi un sondaj scris sau un sistem informal de controale și echilibrări. Oricum, un furnizor este, în general, supus unei evaluări periodice, aproape în același mod ca un angajat, pentru a asigura continuarea muncii la standarde.
Managementul furnizorilor are loc într-un continuum care începe cu un acord privind livrabilele, care include o transmitere clară a liniilor directoare și a standardelor. Înainte de a implementa o evaluare oficială a performanței furnizorului, asigurați-vă că v-ați angajat în scris ghidurile și că furnizorii sunt conștienți de așteptările dvs. Dacă aveți angajați care au de-a face direct cu furnizorii și vor participa la procesul de evaluare, asigurați-vă că aceștia sunt, de asemenea, la curent cu regulile. Stabilirea inițială a unui standard de performanță permite o evaluare mai consecventă la final și elimină o parte din subiectivitatea procesului care poate denatura rezultatele în mod nedrept.
Ar trebui elaborat un instrument de evaluare. Acesta poate fi un sondaj scris sau un chestionar sau o serie de întrebări adresate printr-un interviu oral. O parte a designului instrumentului este determinarea modului în care va fi administrat. Feedback-ul privind performanța furnizorului poate fi colectat după fiecare contact sau colectat periodic. Un chestionar care este prezentat după fiecare contact poate fi mai scurt, în timp ce unul care analizează experiența unui angajat cu un furnizor pe o perioadă mai lungă de timp ar putea avea nevoie de mai multe detalii.
Instrumentul de evaluare ar trebui să solicite feedback în ceea ce privește calitatea, prețul, livrarea și serviciul. Calitatea ar trebui să se adreseze satisfacției evaluatorului față de bunurile sau serviciile vânzătorului. Prețul ar trebui să abordeze costul total al bunurilor sau serviciilor în comparație cu valoarea inerentă și în comparație cu costul utilizării altor furnizori. Livrarea trebuie să țină cont de disponibilitate, timp de livrare și fiabilitate. Serviciul ar trebui să evalueze receptivitatea furnizorului, profesionalismul, serviciul pentru clienți și respectarea standardelor.
Poate cea mai importantă parte a procesului de evaluare a performanței furnizorului este stabilirea unui sistem pentru a colecta, rezuma și reține datele din instrumentul de evaluare. Indiferent dacă solicitați feedback cu privire la interacțiunile furnizorilor de la doi angajați sau de la două sute, rezultatele trebuie sintetizate și distilate până la un fel de notă sau evaluare pe o scară de performanță acceptabilă până la inacceptabilă. Există pachete software și sisteme de conținut bazate pe Internet care pot facilita întregul proces de gestionare a furnizorilor, dar puteți face munca și manual prin stabilirea unui fișier pentru furnizor, colectarea sondajelor, revizuirea rezultatelor și atribuirea unui rating care va determina dacă furnizorul rămâne sau nu pe lista dvs. de furnizori aprobați.