Există mai multe metode de organizare a documentelor, în funcție de tipul de informații pe care se încearcă gestionarea. De exemplu, unii oameni ar putea avea nevoie de ajutor pentru a se ocupa de corespondența și diversele hârtii care ajung în casele lor în fiecare zi. Alții au un birou la domiciliu dezorganizat, cu un amestec confuz de documente vitale și dezordine inutilă. Alte persoane ar putea avea actele organizate ordonat, dar pur și simplu nu au spațiul de depozitare pentru a le ține departe. Există soluții practice pentru fiecare dintre aceste tipuri de probleme. Mulți oameni consideră că cea mai bună opțiune este o combinație de sortare, epurare, arhivare și stocare.
Experții organizatoric au adesea anumite reguli pentru organizarea documentelor sau a îmblânzirii hârtiei. De exemplu, unii profesioniști recomandă să încercați să atingeți o bucată de hârtie de cât mai puține ori atunci când aveți de-a face cu ea. Mulți oameni sugerează să deschidă imediat corespondența zilnică și apoi să decidă dacă să-l renunțe sau să-l înregistreze, mai degrabă decât să-l pună într-o grămadă diferită pentru a fi tratată mai târziu. Facturile de plătit pot fi organizate în funcție de data scadenței și ar putea fi util să utilizați un calendar de plăți sau un sistem de memento pentru a evita plățile întârziate.
Organizarea zilnică a documentelor, cu ajutorul unor instrumente, poate ajuta pe cineva să evite să permită dezordinea să se acumuleze. Articolele care pot fi utile în tratarea hârtiei includ coșuri sau tăvi pentru corespondența primită, precum și coșurile de gunoi și coșurile de reciclare pentru aruncarea documentelor nedorite. Liantele sau organizatoarele mici pot fi, de asemenea, utile pentru lucrurile pe care oamenii le poartă cu ei în mod regulat. De exemplu, persoanele care folosesc cupoane atunci când fac cumpărături ar putea beneficia de un organizator portabil, de tip acordeon.
Când încearcă să organizeze biroul de acasă, mulți oameni preferă să organizeze documentele folosind dosare și dulapuri sau cutii cu etichete. După eliminarea articolelor inutile, documentele care rămân în birou pot fi sortate și arhivate în funcție de categorii specifice. Exemple comune ale acestora includ informații personale, dosare medicale și informații financiare. Containerele robuste din carton sau plastic pot fi utile pentru depozitarea pe termen lung a documentelor care nu trebuie privite în mod regulat.
Un indiciu suplimentar pentru organizarea documentelor este reducerea cantității efective de hârtie din casă. Multe documente pot fi scanate și stocate pe un computer sau pe un hard disk extern. De asemenea, se pot crea fișiere de calculator pentru bugete și alte înregistrări ale gospodăriei, eliminând astfel excesul de hârtie. Dacă este necesar, copiile tipărite ale documentelor pot fi tipărite atunci când este necesar. Un seif personal sau o cutie de valori sunt adesea recomandate pentru depozitarea documentelor de neînlocuit sau oficiale.