Managementul personalului civil este un proces utilizat de organizațiile militare pentru a ține evidența și a lucra cu civilii angajați de acestea. Aceste sisteme creează un tampon între sistemele militare și sistemele nemilitare, ambele oferind acces la lucrători și securitate pentru informațiile militare. Managementul personalului civil poate lua mai multe forme; de la o porţiune a departamentului de resurse umane al unei baze militare până la sistemul informatic care conţine informaţiile referitoare la lucrătorii civili.
Este foarte neobișnuit ca o organizație militară să nu aibă un număr mare de oameni non-militari care îndeplinesc sarcini alături de soldați. Acești oameni vor face totul, de la lucrări de îngrijire, la contabilitate, la conducerea unor departamente întregi. În timp ce unii dintre acești lucrători sunt foști militari, care acum lucrează într-un rol de sprijin sau de consiliere, mulți dintre ei nu au avut deloc pregătire militară. Acest lucru creează o divizare de bază în perspective și așteptări între civili și personalul militar.
Când este folosit pentru a descrie un departament dintr-o organizație militară, managementul personalului civil este aproape întotdeauna o subsecțiune a departamentului de resurse umane. Acest departament se ocupă de activitățile de zi cu zi ale civililor care lucrează în acea bază specială sau într-un anumit proiect. În afară de a gestiona doar o parte a lucrătorilor, acest lucru este aproape la fel ca și în cazul altor departamente de resurse umane. Singura diferență reală vine din tratarea atât de strânsă cu reglementările guvernamentale și autorizațiile de securitate.
Într-un sistem de management al personalului civil bazat pe computer, complexitatea și diferențele sunt mult mai mari decât cele ale sistemelor standard de management. Cea mai evidentă diferență vine din protocoalele de securitate utilizate. În multe sisteme corporative, întregul sistem este conținut într-o singură barieră de protecție. Sistemele militare au de obicei două secțiuni de management distinct diferite, una pentru militari și una pentru lucrătorii civili.
Aceste două sisteme sunt ținute separate unul de celălalt, dar au o cantitate semnificativă de interacțiune. Cel mai mare motiv pentru această separare este securitatea. Pentru a păstra informațiile în siguranță departe de angajații civili și de orice privitori nedoriți, informațiile militare sunt păstrate separat de cele nemilitare. Atunci când un sistem necesită informații referitoare la ambele grupuri, sistemul va verifica nivelurile de autorizare a utilizatorului și apoi va crea o înregistrare combinată cu informațiile.
Al doilea motiv major pentru care managementul personalului civil este separat de sistemul militar este diferența dintre metodele folosite pentru a guverna angajații. Într-o companie standard, pot exista lucrători pe oră și salariați care au programe de plată și beneficii foarte diferite, toate în același sistem. Acest lucru nici măcar nu abordează diferențele dintre un sistem civil ca acesta și unul care utilizează informații militare. Metodologia pe termen lung și prin contract din spatele unui contract militar face ca un sistem civil să fie inadecvat în multe circumstanțe.