O politică de cheltuieli este un plan de acțiune logic și organizat care este utilizat pentru a determina modul în care sunt cheltuite resursele disponibile. O politică de acest tip este adesea folosită de guverne, precum și de întreprinderi și ajută în procesul de control al cheltuielilor. Dezvoltarea unei politici viabile de cheltuieli este esențială pentru funcționarea continuă a unei afaceri, deoarece ajută la asigurarea faptului că bunurile și serviciile necesare funcționării sunt la îndemână și că banii nu sunt risipiti pe bunuri neesențiale.
Atunci când elaborăm o politică de cheltuieli a companiei, este important să identificăm nu numai ce tipuri de cheltuieli sunt necesare pentru operațiunea în curs, ci și să prioritizați acele cheltuieli, astfel încât bunurile să fie achiziționate în timp util. Acest lucru are mai multe beneficii pentru afacere. Prin programarea cheltuielilor în conformitate cu liniile directoare specifice de achiziție, este posibil să păstrați stocurile în limite rezonabile și să evitați plata taxelor pentru bunurile care rămân în depozit pentru perioade lungi de timp. În plus, stabilirea regulilor de cheltuieli care controlează procesul de cheltuieli va însemna că resursele sunt disponibile pentru a face față problemelor neprevăzute, mai degrabă decât a fi blocate în inventarul existent.
Scrierea unei politici de cheltuieli este foarte asemănătoare cu scrierea unui buget, prin aceea că este necesar să se determine tipurile de achiziții necesare, când ar trebui să aibă loc acele achiziții și cantitățile care pot fi permise cu achiziționarea fiecărui bun sau serviciu. Multe companii operează un departament de achiziții care este responsabil să se asigure că politica de cheltuieli este respectată. Acest lucru se traduce adesea într-o structură în care departamentele trimit cereri pentru bunurile necesare pentru a fi examinate de către un agent de achiziții. Agentul evaluează solicitarea și, dacă este aprobată, atribuie o comandă de cumpărare cererii și autorizează plasarea comenzii. Această abordare facilitează procesarea plăților către furnizori și urmărirea acestor cheltuieli în lumina bugetului stabilit pentru fiecare departament din structura companiei.
În cel mai bun caz, o politică de cheltuieli face posibil ca o afacere să folosească cât mai prudentă resursele sale financiare, rezultând în cele din urmă producția de bunuri și servicii care sunt vândute clienților și generează venituri. Când o politică de cheltuieli este incompletă sau slabă da
definite, șansele de a menține cheltuielile în rațiune și de a crește profitul companiei sunt reduse semnificativ, uneori până la punctul de a provoca eșecul afacerii.