Un grup de achiziții este o echipă de indivizi din cadrul unei organizații sau companiei care are autoritatea și responsabilitatea de a procura sau obține un anumit produs sau o serie de produse. Grupul de achiziții poate fi format din persoane din diferite departamente din cadrul unei organizații, astfel încât fiecare individ poate reprezenta nevoile personalului din acel departament și poate asista în procesul de luare a deciziilor. Grupul poate include, de asemenea, cei cu autoritate bugetară și cei care sunt experți în tipul de material achiziționat. De exemplu, dacă sunt achiziționate computere noi, un reprezentant al departamentului care utilizează computerele poate lucra cu departamentul de tehnologie a informației al companiei ca parte a unui grup de achiziții.
Responsabilitatea grupului poate începe cu identificarea unei nevoi care trebuie satisfăcută. De exemplu, unele grupuri vor evalua situația computerelor din companie pentru a determina dacă și când trebuie achiziționate computere noi. În alte cazuri, însă, grupul de achiziții nu este asamblat până când o cerere nu a fost deja identificată, iar grupul este pur și simplu însărcinat să aleagă produsele potrivite pentru a satisface nevoile companiei.
Grupul de achiziții efectuează apoi cercetări pentru a determina care produs va satisface cel mai bine nevoile companiei. Acest lucru poate implica contactul cu oamenii de vânzări, precum și participarea la târguri comerciale sau eșantionarea produselor pentru a determina dacă aceste produse sunt eficiente sau nu. De asemenea, poate implica efectuarea de cercetări în persoană și online referitoare la prețuri, serviciul clienți, calitatea produsului și alte variabile care afectează dacă un anumit produs ar fi o achiziție bună sau nu.
Grupul poate avea un buget stabilit în cadrul căruia trebuie să lucreze. Grupul va trebui să țină cont de acest lucru și de alți parametri stabiliți de cei cu autoritate în cadrul companiei. Va trebui apoi să ia o decizie sau o recomandare pe baza cercetărilor pe care le-a făcut și a bugetului și a constrângerilor impuse acesteia.
Grupurile de achiziții pot fi responsabile pentru realizarea efectivă a achiziției și/sau pentru asigurarea contractelor de cumpărare cu producătorul sau furnizorul ales de ei. Ei pot, de asemenea, să facă recomandări pentru ceea ce ar trebui achiziționat sau achiziționat și un alt departament sau divizie poate face apoi achiziția finală. Unele grupuri de achiziții au autoritatea finală, în timp ce altele trebuie să se consulte cu un director superior sau cu o persoană din cadrul companiei înainte de a putea face o achiziție sau un contract de vânzare de bunuri.