Un proces de flux de lucru este o secvență de pași utilizați pentru a procesa un document, o comandă de lucru sau o informație printr-o organizație. Pentru a fi definit ca un proces de flux de lucru, pașii trebuie să fie repetabili cu mici variații. Acestea trebuie să servească unui scop definit folosind materiale standardizate de intrare și ieșire. Termenul este folosit și în lumea programării pentru a desemna codul care rulează pentru a efectua o serie dată de sarcini într-o anumită ordine.
Linia de asamblare a fost cel mai timpuriu exemplu de proces de flux de lucru. Luați o companie care construiește biciclete. Un muncitor din fabrică poate fi însărcinat cu sudarea cadrelor, următorul le poate vopsi, cel de după care instalează scaunul și așa mai departe. Bicicleta este construită folosind o serie de trepte.
Fiecare membru al echipei își cunoaște meseria și o face de fiecare dată în aceeași ordine. Scaunul de bicicletă nu va fi niciodată instalat înainte ca bicicleta să fie vopsită. Muncitorii urmăresc procesul de flux de lucru, astfel încât același tip de bicicletă este produsă în mod repetat, fără variații majore în calitate sau viteza de producție.
Fiecare pas al unui proces de flux de lucru poate fi împărțit în trei părți distincte. Prima este intrarea. Aceasta include nu doar materialul fizic – bicicleta – care trece de la pas la pas, ci și informațiile, energia și alte provizii necesare pentru îndeplinirea sarcinii. Pentru etapa de vopsire din procesul bicicletei, intrarea poate fi vopsea, un pistol aerograf și șablonul de proiectare.
A doua parte este algoritmul, care reprezintă direcțiile pentru modul în care este finalizat un anumit pas. De exemplu, pictorul de biciclete ar putea fi instruit să picteze un strat de bază roșu și apoi să adauge ornamente negre. Algoritmul poate fi realizat fie de oameni, fie de computere.
În cele din urmă, rezultatul este materialul și informațiile care rezultă din efectuarea algoritmului folosind intrarea. Ieșirea este transmisă la pasul următor din procesul fluxului de lucru.
Un proces de flux de lucru computerizat funcționează ca un flux de lucru manual, cu excepția faptului că ieșirile sunt transmise automat la pasul următor de către computer. Procesele computerizate ale fluxului de lucru sunt aproape întotdeauna folosite pentru a muta documente printr-o organizație. De exemplu, o companie ar putea configura un proces de flux de lucru computerizat pentru a se asigura că fiecare comandă de lucru este procesată în același mod. Pașii din fluxul de lucru pot fi rearanjați sau optimizați prin mutarea blocurilor de cod, mai degrabă decât prin scrierea unui program complet nou.