Ce este un document de flux de lucru?

Flux de lucru este un termen folosit pentru a descrie etapele unui proces. Acest termen este folosit în orice organizație în care un produs, document sau idee se deplasează între locații sau departamente. Într-un anumit sens, fluxul de lucru poate fi înțeles ca o privire de ansamblu asupra muncii efective care este efectuată pentru a duce un proces la finalizare. Un document de flux de lucru este orice raport sau analiză care descrie etapele unui proces, precum și finanțele, resursele și informațiile incluse într-un astfel de proces. Un document care trece prin etapele unui proces, cum ar fi o factură, o cerere de asigurare sau o factură, poate fi, de asemenea, considerat un document de flux de lucru.

Managerii care doresc să optimizeze operațiunile pot genera documente privind fluxul de lucru. Aceste documente ar putea enumera departamentele și lucrătorii prin care trece un proiect pe cale de finalizare. Documentele pot conține, de asemenea, liste de resurse, materiale și echipamente care sunt utilizate în fiecare dintre etapele fluxului de lucru. Un document de flux de lucru poate ajuta, de asemenea, un manager să înțeleagă care etapele unui proces sunt cele mai costisitoare.

Documentele care ilustrează componentele și etapele fluxului de lucru pot fi folosite pentru bugetare. Managerii pot determina cât ar putea costa un produs și, de asemenea, pot decide asupra departamentelor sau zonelor care pot fi reduse. Procesele de audit intern pot include, de asemenea, utilizarea documentelor fluxului de lucru. Contabilii manageriali pot prezenta datele financiare obținute dintr-un document de flux de lucru.

În contextele de producție, documentele fluxului de lucru pot fi folosite pentru a optimiza procesele de producție. De exemplu, un document de flux de lucru poate fi compus folosind un software special de gestionare a fluxului de lucru. Atunci când un designer creează un model și o listă de materiale, documentul poate fi transmis automat unui profesionist care este responsabil pentru etapa următoare.

Aceste documente sunt folosite și în comunitățile științifice. Specialiștii medicali, de exemplu, ar putea genera documente de flux de lucru care ilustrează activitatea creierului. Un document de flux de lucru poate fi, de asemenea, generat pentru a descrie relația dintre un utilizator și o mașină.

Când un document de flux de lucru descrie un articol care trece prin etapele unui proces, se referă în mod normal la o plată sau la un serviciu care trebuie aprobat de profesioniști dintr-un număr de departamente diferite. De exemplu, dacă un manager de departament constată că are nevoie de computere noi, acel manager ar putea pregăti un document care listează costurile. El sau ea ar putea apoi să treacă acel document în lanțul de comandă pentru a primi aprobarea.

Companiile de asigurări folosesc și documente de flux de lucru. În aceste cazuri, cererile sunt depuse de către clienți. O cerere poate fi transmisă unui asigurator. Un asigurator ar putea apoi să-l transmită unui manager sau director care utilizează cercetările și analizele generate de un subscriitor pentru a aproba ratele.