Un apel de teleconferință este o metodă de întâlnire utilizată în afaceri atunci când toți sau unii dintre participanții la întâlnire se află în locații fizice diferite. Fiecărui participant la un apel de teleconferință i se va cere probabil să apeleze la o locație centrală, fie la un număr de telefon de conferință prestabilit, gratuit, fie doar la un număr din cadrul companiei. Acest tip de întâlnire de teleconferință devine din ce în ce mai comun acum că telecommuting este o practică populară, precum și în rândul companiilor cu diferite locații la nivel național sau internațional.
Există multă flexibilitate asociată cu un apel de teleconferință. De exemplu, fiecare participant la apelul meu rămâne la propriul birou fără a fi nevoie să-și petreacă ziua într-o sală de conferințe. În plus, apelul poate fi planificat în funcție de programul fiecăruia, deși acest lucru poate fi puțin mai complicat dacă participanții la întâlnire locuiesc în fusuri orare diferite.
În general, un apel conferință ca acesta are loc prin telefon, fără timp față în față, dar unele companii pot avea camere web sau software pentru întâlniri instalat pe computerele angajaților lor. Acest lucru poate permite o anumită comunicare față în față sau cel puțin permite tuturor să vadă același ecran pe computer. În general, o întâlnire de teleconferință va începe pur și simplu când toată lumea a sunat. În general, va exista un lider al convorbirii care sosește înaintea tuturor și care poate ajuta la prezentarea pe măsură ce sosesc alții.
Liderul va gestiona apoi, în general, apelul de teleconferință, ridicând puncte de discuție individuale și probleme care trebuie discutate. De asemenea, el sau ea ar trebui să încurajeze pe toată lumea să vorbească și să pună întrebări dacă cineva pare tăcut sau pare a fi distras de la apel; adică verificarea e-mailului. Dacă apelul de teleconferință durează mai mult de o oră sau două, liderul este cel care ar trebui să afirme că va exista o scurtă pauză de la apel pentru ca oamenii să viziteze toaleta sau să ia o băutură.
Deși unii consideră că un apel de teleconferință este mai puțin eficient și realizează mai puțin decât o întâlnire tradițională, nu există nicio îndoială că este mai puțin costisitor și mai convenabil pentru companii. Dacă apelurile de teleconferință sunt ținute relativ mici și toată lumea poate fi implicată și interesată de apel, ei pot realiza destul de multe. Ar putea fi util să aveți o structură planificată, cu vorbitori și prezentatori diferiți pe tot parcursul apelului, pentru a evita plictiseala, precum și ca toată lumea să-și anunțe numele înainte de a începe să vorbească pentru a preveni confuzia, care poate determina oamenii să-și piardă interesul.