Software-ul de teleconferință este un program de calculator folosit pentru a permite mai multor persoane din locații diferite să se audă și să vorbească între ele folosind un sistem de telecomunicații. Acest tip de software este folosit de obicei în afaceri internaționale, dar poate fi găsit și în organizații cu filiale situate în diferite părți ale unei țări. Există trei tipuri de software de teleconferință: audio, video și multimedia.
Scopul principal al software-ului de teleconferință este de a elimina barierele de comunicare create de distanța fizică. Mai multe persoane din locații diferite pot participa la același apel. Software-ul este foarte rentabil pentru organizațiile mari și economisește timp prețios, îmbunătățind în același timp comunicarea.
Teleconferința doar audio este cea mai comună. Dacă utilizați un program software intern, toți participanții la apel accesează software-ul formând un număr intern. Programul gestionează toți utilizatorii diferiți și asigură conectarea la conferința potrivită prin utilizarea unui număr de identificare a apelului. Când utilizați un furnizor de servicii, participanții la apel formează de obicei un număr 1-800 și introduc un număr ID conferință pentru a se alătura apelului. Diferența principală este în costuri.
Teleconferința video are toate aceleași caracteristici ca și teleconferința doar audio, dar adaugă o componentă vizuală. Această metodă este folosită în situațiile în care este avantajos să-i vezi pe ceilalți participanți. Toată lumea trebuie să aibă o cameră web sau un dispozitiv similar pentru a acționa ca sursă video. De obicei, participanții pot modifica ecranul pentru a vedea pe toată lumea simultan sau doar persoana care vorbește.
Software-ul de teleconferință multimedia adaugă experienței funcționalități de software de calculator. Participanții la apel pot accesa o anumită adresă IP (Internet Protocol) și le permite celorlalți participanți să vadă exact ce este pe ecranul computerului în timp real. Acesta este un instrument excelent pentru a afișa caracteristicile software, a partaja informații sau pentru a demonstra o anumită funcție.
Există două moduri de a gestiona software-ul de teleconferință: intern sau printr-un furnizor de servicii. Companiile foarte mari cu o rețea de sucursale ar putea considera că este mai rentabil să implementeze și să susțină software-ul de teleconferință intern. Multe dintre aceste companii au investit deja într-un pachet software de telecomunicații pentru a-și gestiona toate liniile telefonice și de fax. În multe cazuri, teleconferința este un modul suplimentar al aceluiași software.
Un furnizor de servicii extern oferă acces la software-ul de teleconferință fie printr-un contract anual, fie printr-o taxă pe utilizare. Lista de caracteristici furnizate include de obicei totul, de la un apel telefonic de bază până la teleconferințe bazate pe Internet pentru un număr mare de persoane. Costul pentru acest serviciu este de obicei legat de numărul de participanți concurenți, iar aceasta reprezintă utilizarea resurselor.