Cererea de informații, sau RFI, este o strategie comună de afaceri care este concepută pentru a permite clienților potențiali să colecteze date privind serviciile și suportul oferit de diferiți furnizori potențiali. Formatul exact al documentului va varia, în funcție de tipul și profunzimea informațiilor pe care clientul dorește să le obțină. Adesea, o cerere de informații este un document simplu de întrebări și răspunsuri care necesită răspunsuri foarte simple, permițând clientului să trimită cererea către mai mulți furnizori și să compare cu ușurință răspunsurile.
În timp ce cererea de informații împărtășește unele caracteristici cu cererea de propunere sau RFP, clienții tind să folosească RFI ca mijloc de colectare a datelor de bază pentru a decide ce furnizori vor fi selectați pentru a primi o invitație de a depune o propunere oficială. RFI-ul tipic nu oferă prea multe informații despre client și tinde să se concentreze mai mult pe practicile generale de afaceri, gama de bunuri și servicii disponibile de la furnizor și, uneori, prețurile standard publicate. În schimb, cererea de propuneri va depăși de obicei aceste informații de bază, oferind date suplimentare despre client, solicitând prețuri bazate pe volumul de utilizare și invitând furnizorii să răspundă cu soluții la nevoile specifice ale clientului.
Din această perspectivă, cererea de informații poate fi privită ca un mijloc de colectare a informațiilor care sunt apoi evaluate și utilizate pentru a determina următorul pas al procesului. Dacă ideea este de a căuta în cele din urmă furnizori pentru stabilirea unui acord contractual pe termen lung, clientul poate trimite RFI către mai multe companii care oferă produsele de bază dorite. Odată ce toate răspunsurile sunt primite, clientul compară apoi meritele fiecărui răspuns, în cele din urmă restrângând lista de candidați RFP la câțiva selectați. În acel moment, furnizorii care au trecut cu succes prin această etapă preliminară sunt invitați să trimită o propunere, utilizând de obicei o solicitare și un format specificat furnizat de potențialul client.
O solicitare de informații poate fi folosită și ca proces de bază de afaceri pentru a evalua potențialii furnizori în cazul în care nu este practic un acord contractual pe termen lung. În acest scenariu, RFI are scopul de a identifica furnizorii care oferă cele mai competitive prețuri standard pentru bunuri și servicii de care clientul ar putea avea nevoie din când în când. De exemplu, o afacere locală poate trimite un RFI către toate magazinele locale de furnituri de birou, ca mijloc de a afla care dintre ele are cel mai mic preț la rechizite generale de birou, care oferă reduceri de volum dacă o comandă depășește o anumită sumă și care livrează comenzi cu sau fără taxă de livrare. Datele sunt păstrate la dosar, permițând întreprinderii mici să ia decizii cu privire la locul în care să achiziționeze rechizite de birou atunci când este nevoie.