O divizie de achiziții este un departament sau o secție care are responsabilitatea de a achiziționa bunurile și serviciile necesare pentru funcționarea unei companii sau municipalități. Pentru a-și îndeplini această responsabilitate, diviziei i se acordă, de obicei, autoritatea de a negocia contracte cu furnizorii, de a limita sumele de achiziție și de a genera comenzi de achiziție pentru a se potrivi cererilor aprobate. O divizie de achiziții poate fi, de asemenea, autorizată să emită Cereri de propuneri (RFP) pentru a identifica cei mai buni furnizori pentru un anumit bun sau serviciu. Datorită comunicațiilor moderne, există o serie de sisteme excelente de achiziții electronice care pot ajuta o divizie în funcția zilnică de comandă, urmărire și primire a acestor bunuri și servicii.
Unul dintre principalele avantaje ale unei divizii de achiziții este că centralizarea funcției de achiziție face posibilă standardizarea procedurilor de achiziție. Acest lucru poate duce adesea la un control mai bun al procesului de contabilitate, deoarece toate comenzile se fac printr-un organism central, mai degrabă decât prin fiecare departament sau divizie a afacerii sau altă entitate care comandă bunuri și servicii pe cont propriu. Având în vedere că achizițiile au loc printr-o singură conductă, este mult mai ușor să urmăriți cheltuielile și să le mențineți în limitele rezonabile.
Un alt beneficiu al diviziei de achiziții este capacitatea de a face achiziții în volum pentru articolele necesare în mai multe departamente. De exemplu, sistemele de achiziții care pot urmări utilizarea consumabilelor de birou în toate departamentele pot ajuta la determinarea de câte ramuri de hârtie sunt necesare pentru a menține afacerea operațională într-un interval de timp dat. Folosind aceste date, persoanele care se angajează în achiziții de achiziții pot comanda de obicei un preț unitar mai mic prin plasarea unei singure comenzi mari la un furnizor, economisind astfel banii companiei. Acest lucru ar fi greu de realizat fără un fel de proces central de achiziție.
Nu este neobișnuit ca o divizie de achiziții să invite și vânzătorii să participe la un proces de licitație pentru afacerile companiei. Aceasta înseamnă că divizia are capacitatea de a iniția și de a supraveghea contracte de achiziții care blochează tarife speciale pentru diverse bunuri și servicii, cel puțin pentru o anumită perioadă de timp. Divizia poate utiliza acest model ca parte a achiziției de bunuri sau chiar a achizițiilor de construcții dacă compania sau municipalitatea este angajată într-un proiect de construcție.
În general, programele de achiziții sunt structurate pentru a funcționa cu integritate și onestitate. În mod normal, există o serie de verificări și echilibrări integrate în sistem pentru a face mai dificilă eludarea procedurilor stabilite sau pentru persoanele care lucrează în cadrul diviziei să primească compensații speciale în schimbul unui contract de furnizor. Ca și în cazul oricărui departament sau divizie care se ocupă de finanțe de orice tip, o divizie de achiziții este auditată în mod regulat, de obicei cel puțin o dată pe an. Acest lucru vă ajută să vă asigurați că procedurile sunt respectate și că toate tranzacțiile sunt efectuate într-o manieră legală și etică.