O propunere de proiect implică licitarea pentru munca de realizat pentru o afacere. Această lucrare poate fi orice, de la servicii de tipărire la construcții. Companiile emit adesea o cerere de propunere (RFP) trimițând șablonul de ofertă către mai multe companii pe care sunt interesate să le finalizeze proiectul. Companiile invitate la licitație aleg dacă se implică în concursul de licitație pentru propunerea de proiect.
O companie care se gândește să facă o ofertă trebuie să ia în considerare multe lucruri pe măsură ce finalizează procesul de licitație. Va trebui să analizeze detaliile proiectului pentru a estima cât va costa compania să finalizeze proiectul. Această sumă plus o estimare a profitului dorit va rezulta în oferta de proiect propusă. Compania poate pierde proiectul cu un preț de ofertă prea mare, cu excepția cazului în care valoarea totală este bună. Estimările de costuri trebuie să fie corecte, deoarece suma licitată va trebui să fie onorată dacă compania câștigă oferta de proiect.
Există ateliere și cursuri de scriere a propunerilor disponibile în școlile de afaceri și online. Mulți experți în redactarea propunerilor recomandă utilizarea unui limbaj simplu și a nu face documentul de licitație mai lung decât trebuie să fie. De asemenea, este considerat benefic să tratezi oferta sau oferta de proiect nu ca pe un cost, ci ca pe o investiție într-un proiect. De exemplu, atunci când răspunde la o cerere de propuneri pentru instalarea unei mașini, respondentul care a licitat la propunerea de licitație ar putea menționa ceva de genul „investiția companiei dumneavoastră în mașina XYZ este de numai 2,150 USD, care include întreținerea regulată, reumplerile și garanția”.
Organizația care a invitat la licitație analizează toate ofertele pentru proiectul propus. Valoarea sau ceea ce include prețul licitației trebuie analizată îndeaproape. După ce se ia o decizie cu privire la ce furnizor de servicii sau produse a câștigat licitația, compania informează această organizație. O notă politicoasă poate fi trimisă celorlalți ofertanți prin care le mulțumesc pentru propunerile lor.
Dacă o companie este invitată să trimită propuneri de licitație în mod regulat, aceasta poate avea propriul șablon la care să răspundă. Unele firme au în personal un redactor profesionist de propuneri care răspunde cererilor de propuneri ca principală sarcină a locului de muncă. Scriitorii de propuneri sunt un tip de copywriter. Copywriterii folosesc comunicarea scrisă convingătoare pentru a-i convinge pe alții să ia o anumită acțiune. În cazul unei propuneri de proiect, acțiunea dorită urmează să fie aleasă ca ofertă câștigătoare.