Un manager asistent administrativ supraveghează performanța la locul de muncă a asistenților administrativi. Asistenții administrativi îndeplinesc o varietate de sarcini de birou, inclusiv îndatoriri de recepționer și de birou. Managerii asistenți administrativi supraveghează pregătirea noilor asistenți administrativi, le atribuie sarcinile, întocmesc programele personalului, colectează foile de pontaj ale angajaților și realizează diverse alte sarcini care mențin birourile să funcționeze fără probleme.
Managerii asistenți administrativi lucrează în general în birouri mari din spitale, școli, cabinete de avocatură și corporații. Aceste tipuri de operațiuni la scară largă necesită de obicei mai mulți asistenți administrativi din personal, iar acești angajați necesită o anumită supraveghere. De exemplu, o universitate poate avea unul sau mai mulți asistenți administrativi per departament. Managerilor asistenți administrativi li se poate cere să supravegheze grupuri de departamente sau să gestioneze activitățile tuturor asistenților din campus.
Un asistent administrativ manager își poate îndeplini sarcinile și online, în mod virtual. Această abordare este utilă în special atunci când o companie sau o agenție are birouri în mai multe locații. Managerii asistenți administrativi virtuali trebuie să fie fluenți în comunicarea online pentru a putea lucra eficient și eficient ca angajați care fac telecommuting.
Calea către un post de manager asistent administrativ urmează de obicei unul dintre cele două cursuri. Mulți manageri asistenți administrativi au început ca asistenți administrativi, secretari sau directori de birou. Pe măsură ce afacerile pentru care lucrează cresc sau se deschid poziții prin uzură, aceștia pot fi promovați la statutul de management, ca recunoaștere a abilităților lor organizaționale, productivității și capacității de a-i supraveghea pe alții. O cale mai puțin tipică către o carieră de manager asistent administrativ este mai simplificată. Școlile profesionale, colegiile comunitare și unele universități oferă programe special concepute pentru a preda cunoștințele și abilitățile necesare pentru ca un absolvent să obțină un post de manager asistent administrativ fără a urca pe scara de angajare.
Pentru a supraveghea asistenții administrativi, fie la fața locului, fie printr-o conexiune la internet sau intranet, un manager asistent administrativ trebuie să cunoască bine sarcinile personalului lor. Acestea includ adesea tastarea, dosarul, răspunsul la telefoane cu mai multe linii și diseminarea informațiilor oficiale. Alte sarcini implică comandarea consumabilelor, păstrarea inventarului și întreținerea echipamentelor de birou, cum ar fi copiatoare și imprimante. Managerii asistenți administrativi instruiesc și instruiesc asistenții cu privire la regulile de siguranță și eticheta adecvată a angajaților.
Un manager asistent administrativ câștigă, în general, mai mult decât ar câștiga un asistent administrativ, în primul rând din cauza responsabilităților suplimentare ale postului. Pe lângă capacitatea de a îndeplini toate funcțiile unui asistent administrativ, un manager trebuie să fie capabil să respecte și să îndeplinească cerințele și reglementările privind resursele umane, să colecteze și să disperseze date relevante, să intervieveze, să angajeze și să concedieze angajați și să creeze adesea complexe. programul de lucru și vacanță. Unii directori asistenți administrativi acționează și ca secretari privați pentru directori, precum și ca directori de birou.