O analiză tipică a decalajului de competențe va măsura performanța unui angajat în raport cu un anumit grup de abilități. Scopul exercițiului este de a determina zonele în care performanța trebuie îmbunătățită. Rezultatele sunt utilizate de obicei pentru a se asigura că fiecare angajat primește pregătirea specifică necesară pentru a îndeplini așteptările organizației.
Scopul general al analizei decalajului de competențe este de a examina în detaliu cât de bine măsoară angajații față de criteriile de referință stabilite pentru pozițiile lor. Fiecare abilitate analizată este o parte din imaginea de ansamblu. Există diferite tipuri de abilități atașate fiecărei poziții, de la cele critice la cele dezirabile.
Pentru a finaliza o analiză amănunțită a deficitului de competențe, trebuie mai întâi să se determine care abilități sunt necesare. Aceasta poate include nevoile cunoscute în prezent, dar procesul ar putea dezvălui și noi abilități care ar putea crește impactul angajatului asupra organizației. În general, trebuie să se determine ce abilități ar promova organizația și ar ajuta-o să-și atingă obiectivele.
Cele mai importante tipuri de abilități de determinat sunt abilitățile critice. Acestea sunt elementele de performanță care trebuie finalizate în mod satisfăcător pentru ca angajatul să își aducă o contribuție semnificativă. Fără aceste abilități, organizația nu poate funcționa corect.
După ce au fost determinate abilitățile necesare, se elaborează o fișă a postului pentru fiecare post. Aceste descrieri sunt apoi măsurate în raport cu performanța tuturor angajaților. O analiză a deficitului de competențe implică nu numai determinarea și măsurarea acestor abilități, ci și dezvoltarea de noi profiluri pentru schimbările anticipate în afacere. De asemenea, angajații sunt evaluați pentru capacitatea lor de a gestiona aceste ajustări. În special pentru acest domeniu, ar putea fi necesar un plan de formare personalizat.
Există mai multe moduri prin care pot fi colectate informații pentru o analiză a deficitului de competențe. Unele dintre cele mai frecvente includ analize individuale de performanță, interviuri cu supervizorii și întâlniri de focus grup. Prin colectarea de informații într-o varietate de moduri și din diverse surse, este mai probabil ca rezultatele analizei să fie corecte.
După ce o organizație a finalizat o analiză a deficitului de competențe, există mai multe moduri în care informațiile pot fi utilizate. Beneficiul principal este că angajații pot fi instruiți sau pot avea sarcini reevaluate. Rezultatele analizei pot, de asemenea, ajuta directorii să aloce mai bine angajații în întreaga organizație, potrivind seturile de abilități cu cele mai bune poziții. Acest lucru poate fi util în special atunci când angajați pentru o nouă poziție care ar fi cel mai bine ocupată de un angajat actual.