Planurile de conturi sunt în esență o listă a diferitelor categorii de venituri și cheltuieli asociate cu finanțele unei organizații. În timp ce configurația exactă a elementelor rând dintr-un plan de conturi poate varia ușor de la o entitate la alta, există câteva categorii de bază care se vor găsi în aproape fiecare registru contabil. Categoriile suplimentare pot reflecta natura afacerii desfășurate de organizație, cum ar fi fondurile caritabile rezervate pentru scopuri specifice sau activele care sunt rezervate pentru un proiect de extindere asociat companiei.
Grupul de bază de categorii care se găsește într-un plan de conturi nu este diferit de cele găsite în aproape fiecare buget al gospodăriei. Acestea ar include elemente cum ar fi soldurile și plățile pentru chirie sau ipotecare, utilități de bază și orice datorie în curs care este plătită în fiecare lună, cum ar fi soldurile cardurilor de credit. Ordinea exactă a acestor categorii poate fi definită în continuare prin stabilirea unei serii de articole rând, sau prin urmarea unei abordări de registru general și includerea unor articole în categorii largi. De exemplu, ar putea fi utilă structurarea planului de conturi astfel încât elementele rând de servicii de electricitate, apă și telefonie să fie toate grupate în categoria Utilități, în loc să apară ca categorii independente.
Alături de categoriile de bază incluse într-un plan de conturi, există adesea denumiri care sunt unice pentru entitatea specifică. Organizațiile nonprofit pot utiliza elemente rând care permit înregistrarea cotizațiilor de membru, a veniturilor generate din activitatea de strângere de fonduri sau a colectărilor care urmează să fie aplicate unui anumit fond de proiect. În cazul companiilor, planul de conturi va implica întotdeauna Creanțe, precum și Datorii, ca parte a structurii. Există adesea și categorii care permit urmărirea ordonată a fondurilor discreționare alocate unui anumit departament sau pentru uz general de către o locație a companiei.
Multe organizații aleg să utilizeze un sistem de conturi care necesită crearea atât a unei desemnări alfa, cât și a unei numere pentru fiecare categorie reflectată în planul de conturi. Dacă există subcategorii care locuiesc în categoriile principale, acest lucru este de obicei luat în considerare la configurarea secvenței de numerotare utilizată în registre. Aceste denumiri vor apărea, de asemenea, ca elemente rând atât în bilanț, cât și în contul de profit și pierdere al organizației. Urmând acest proces, este foarte ușor să faceți referințe încrucișate și să vă asigurați că înregistrările financiare rămân echilibrate corespunzător.