Un director este, în general, cineva care deține o poziție de nivel superior într-o companie, cum ar fi un manager sau asistent manager. Administrația are în vedere nevoile acelei persoane și nevoile pe care executivul trebuie să le îndeplinească pentru a-și face treaba în mod corespunzător. De obicei, administrarea biroului executiv se traduce prin îngrijirea nevoilor biroului și a unor nevoi personale ale unui angajat de nivel înalt, astfel încât el sau ea să poată executa cu succes munca. O astfel de îngrijire ar putea implica multe lucruri diferite.
Când oamenii se uită la programele de formare în administrarea birourilor, li se spune adesea că acestea îi vor pregăti să gestioneze birouri mici sau să ocupe posturi de nivel inferior, cum ar fi secretar sau asistent administrativ. Numărul de personal dintr-un birou ar putea dicta poziția și responsabilitățile, iar unii oameni conduc un întreg birou cu un titlu de secretar executiv. Administrarea nu se traduce neapărat în managementul unui birou, care este o distincție importantă de făcut atunci când oamenii aleg cariere.
În esență, orice personal de sprijin din biroul executivului efectuează un fel de administrare a biroului executiv. Lucrările care ar putea fi întreprinse sau îndeplinite zilnic includ răspunsul la telefon, preluarea mesajelor și programarea. Orice lucrător din birou ar putea folosi stenografia pentru a înregistra scrisorile dictate și apoi le tasta, le corectează, obține o semnătură și le trimite. Majoritatea birourilor trebuie, de asemenea, să țină evidența activităților lor, iar asistenții sau secretarii administrativi ar putea fi însărcinați cu menținerea unui sistem de fișiere, cu arhivarea tuturor înregistrărilor și cu extragerea fișierelor necesare, așa cum sunt necesare.
Depozitarea nu mai este neapărat pe hârtie, iar administrația biroului executiv este probabil să folosească mai multe programe de computer pentru a menține anumite înregistrări. În mod similar, în timp ce în trecut răspunsul la telefoane și scrisorile ar fi putut fi cea mai comună sursă de comunicare, o persoană care lucrează astăzi în administrația biroului ar putea trimite mesaje text, tweet sau e-mail către persoane din interiorul sau din afara biroului. Este încă probabil ca oamenii care fac parte din echipa de administrație să aibă un contact direct cu publicul sau cu alții din afacere care trec pe la birou pentru întâlniri sau pentru a vorbi cu executivul, iar unii angajați ar putea avea nevoie de intervenții pentru asta. executiv dacă nu este disponibil pentru vizite sau întâlniri lungi.
O parte din această administrație se ocupă de nevoile executivului. Acestea pot include menținerea calendarelor pentru el sau ea, efectuarea sau anularea programărilor și programarea planurilor de transport și de călătorie, după cum este necesar. Munca ar putea implica, de asemenea, sarcini mai personale, cum ar fi comunicarea datelor și orelor cu familia directorului sau ridicarea lucrurilor precum curățătoria chimică.
La treapta superioară a administrației biroului executiv se află managementul, iar acești angajați pot participa la toate activitățile enumerate mai sus, gestionând în același timp biroul și orice angajați. Acest lucru ar putea însemna că acţionează ca supraveghetori, au puterea de a angaja, concedia sau disciplina şi ţin întâlniri sau alte comunicări cu angajaţii pentru ca biroul să funcţioneze fără probleme. Pentru toate nivelurile de angajați din aceste birouri, scopul este de a lucra profesional și eficient pentru a sprijini activitatea executivului. În mod clar, tipul de muncă poate varia în funcție de titlul fiecărui director și de tipul de companie pentru care sunt angajați lucrătorul de birou și directorul.