Un asistent executiv își dedică cariera asistarii unui funcționar corporativ, de obicei oferind o combinație de consiliere profesională și suport administrativ. În timp ce responsabilitățile asociate muncii variază în funcție de cultura care predomină într-o anumită companie, există câteva sarcini de bază pe care le îndeplinesc toți asistenții. Cele mai multe dintre acestea sunt legate de munca de secretariat, programare și gestionarea contactelor. Mulți directori își tratează asistenții ca pe oamenii lor de plecare pentru idei, recomandări și ajutor confidențial și asistă cu orice, de la fotocopiere la briefinguri de presă.
Ierarhie
Companiile cu asistenți executivi atribuie de obicei un asistent pentru fiecare director. Asistentul este responsabil pentru gestionarea sarcinilor care sunt delegate de directorul executiv care servește ca supervizorul său imediat. În multe cazuri, asistenții au birouri chiar în afara birourilor directorilor, astfel încât să fie cât mai accesibili.
Asistenții executivi răspund de obicei numai superiorului numit. Ei acționează ca confidentul și asistentul de birou al acestei persoane. Orice are nevoie executivul de făcut, asistentul face. Ei își pot însoți directorul la întâlnirile de afaceri și sunt responsabili să cunoască detalii despre alți participanți. În funcție de nevoile directorului, asistenții pot veni și în călătorii corporative. În această calitate, asistentul este de obicei responsabil pentru gestionarea programului directorului, aranjarea întâlnirilor și asigurarea faptului că el sau ea a citit materialul corect de informare și este gata să facă orice prezentări sau observații necesare.
Îndatoririle de serviciu
Nu totul despre job este la fel de plin de farmec precum călătoriile și întâlnirile de mare profil. Multe dintre sarcinile de zi cu zi ale unui asistent executiv sunt de natură administrativă. Asistenții sunt de obicei responsabili pentru gestionarea documentelor superiorului lor. Aceasta include corespondența, corespondența între birouri și documentarea de bază. Asistentul poate fi, de asemenea, chemat să gestioneze un calendar, ținând evidența orelor de întâlnire, întâlniri oficiale și contacte importante.
Cerințe de management
În funcție de structura și dimensiunea companiei, un asistent executiv poate avea unul sau mai mulți asistenți proprii pentru a ajuta cu volumul de muncă. Aceștia sunt de obicei secretari sau asociați clericali de nivel de intrare. Asistentul executiv este de obicei responsabil de gestionarea sarcinilor lor și de delegarea sarcinilor acestora, după cum este necesar.
În cele mai multe cazuri, directorul corporativ are puțin sau deloc de spus asupra structurii de secretariat pe care asistentul său o înființează. Deciziile cu privire la disciplină, laudări și măriri sunt adesea lăsate la latitudinea asistentului, adesea în consultare cu departamentul de resurse umane al companiei.
Instruire și experiență
Asigurarea unui loc de muncă de asistent executiv necesită de obicei o combinație de pregătire și experiență practică. În general, directorii se așteaptă ca asistenții lor să fie experți în politicile și procedurile companiei, precum și competenți în funcțiile de bază ale biroului. Nu este neobișnuit ca un angajat să devină asistent executiv după ce a lucrat într-o altă poziție în structura companiei. Mulți secretari de nivel inferior, de exemplu, trec la statutul de asistent executiv după câțiva ani de performanță puternică la locul de muncă.
Majoritatea companiilor preferă ca asistenții să dețină un anumit grad. Cursurile de management, resurse umane sau chiar sociologie pot fi benefice, dar de obicei este suficient să deții o diplomă în ceva. Managerii de angajare corporative privesc adesea educația universitară mai mult o marcă de prestigiu și intelect general decât o sursă de cunoștințe specifice legate de locul de muncă.
Acest lucru nu înseamnă însă că este necesară o diplomă de colegiu pentru a deveni asistent executiv. În multe cazuri, experiența este mai importantă decât educația formală. Deși poate fi greu să fii angajat la nivel executiv imediat după liceu, cineva cu doar o diplomă de liceu care a petrecut un număr de ani lucrând ca membru al personalului de asistență într-un cadru corporativ poate fi cel mai convingător candidat. Companiile sunt adesea mai interesate de cât de bine poate un candidat să îndeplinească postul decât școlile menționate pe un CV.
Prestigi și Beneficii
Asistenții executivi sunt de obicei considerați oarecum de elită, cel puțin când vine vorba de personalul de sprijin. Ei tind să aibă privilegii care nu sunt împărtășite de alți asistenți administrativi, atât în ceea ce privește resursele, cât și salariul. În unele companii, un asistent executiv cu o vechime îndelungată poate fi eligibil să participe la programe de pensii sau alte avantaje care nu sunt disponibile pentru angajații din poziții mai mici.
Relația cu asistenții personali
În unele cazuri, asistenții executivi pot îndeplini, de asemenea, anumite sarcini personale, cum ar fi ridicarea de curățătorie chimică sau aranjamentele de vacanță pentru un animal de companie al familiei. Acestea nu sunt însă obligații normale de muncă. De cele mai multe ori, aceste tipuri de locuri de muncă non-birou sunt sarcinile unui asistent personal. Poate fi ușor să confundați asistenții personali și cei executivi, deși munca pe care o fac este distinctă din punct de vedere tehnic. Singurul rol oficial al unui asistent executiv este de a ajuta un superior să aibă succes la locul de muncă. Un asistent personal, pe de altă parte, este de obicei responsabil pentru a ajuta o persoană importantă să-și organizeze viața în general, atât personal, cât și profesional.