Un portal de furnizori este un sistem securizat, proprietar pentru gestionarea și comunicarea cu furnizorii terți de bunuri și servicii. Companiile, organizațiile și agențiile guvernamentale care interacționează cu un număr mare de furnizori din zonele operaționale sunt cel mai probabil să implementeze acest tip de sistem de management formal. Un portal de furnizori este de obicei bazat pe Internet și permite înregistrarea inițială a furnizorului, precum și gestionarea contului.
Achizițiile au fost afectate semnificativ de utilizarea pe scară largă a internetului pentru tranzacții comerciale sigure. Sistemele de management al conținutului bazate pe web au făcut ca utilizarea Internetului să fie eficientă din punct de vedere al costurilor pentru a permite accesul la informații partajate care pot fi gestionate de la ambele capete ale fluxului de comunicare. Înregistrarea, comunicarea și managementul furnizorilor, care a fost întotdeauna un proces intensiv de muncă pentru departamentele de achiziții, au migrat acum în cea mai mare parte către o abordare bazată pe internet, gestionată de furnizor pentru multe întreprinderi și instituții mari.
Portalurile web sunt baze de date cu interfețe ușor de utilizat. Un portal permite unei companii să aibă un punct de colectare a datelor care este accesibil la nivel global pentru oricine se poate conecta la Internet. Cel mai semnificativ beneficiu este poate că utilizatorul bazei de date își gestionează propriul cont în timp, introducând informații de contact și efectuând selecții de conținut fără a fi nevoie ca un angajat al companiei să colecteze și să înregistreze manual datele pentru fiecare utilizator nou sau să se asigure că informațiile sunt actualizate. periodic. Odată ce sistemul de colectare a informațiilor este proiectat și utilizatorul este înregistrat, acesta își păstrează responsabilitatea de a accesa contul și de a menține relevanța acestuia.
Un portal pentru furnizori le permite vânzătorilor să se înregistreze la o companie ca furnizor interesat. Înregistrarea solicită de obicei informații de bază, cum ar fi numele companiei, adresa și numărul de identificare fiscală și solicită furnizorului să selecteze un nume de utilizator și o parolă. Sistemul este, de asemenea, folosit ocazional pentru a verifica furnizorii și va solicita informații suplimentare cu privire la trecut, experiență și calificări. Companiile și instituțiile mai mari cu multe oportunități diferite pentru furnizori în zonele operaționale îi vor permite vânzătorului să-și selecteze zonele de interes, asigurându-se că va primi doar notificări de licitație pentru acele zone specifice.
Cel mai important, portalul furnizorului permite furnizorului să-și gestioneze contul. Un sistem tipic îi va permite să-și editeze informațiile de contact, să descarce pachete de licitații, să trimită facturi și să monitorizeze tranzacțiile. Vânzătorului i se permite în mod obișnuit un administrator de cont și un număr de conturi de utilizator cu acces limitat, care pot găzdui personalul de asistență care ar putea avea nevoie să lucreze ocazional în sistem.