Ca element esențial al managementului de proiect, planificarea proiectului implică dezvoltarea elementelor de acțiune și programarea care va menține proiectul să avanseze în mod constant. Când este executat corespunzător, va include și datele țintă pentru finalizarea fiecărui element de acțiune, făcând posibilă trecerea mai departe cu alte elemente în așteptare într-o manieră ordonată. Un plan de proiect real este denumit o listă de escaladare în unele setări de afaceri.
În timp ce unii cred că planificarea proiectului și planificarea procesului sunt aceleași, nu este cazul. Ambele sunt elemente cheie în managementul proiectelor, dar focalizarea fiecărui element este mai degrabă complementară decât la fel. Planificarea procesului se concentrează mai mult pe selecția resurselor necesare pentru proiect, precum și pe furnizarea unui cadru general pentru atingerea scopului dorit. În schimb, planificarea proiectului se va concentra pe identificarea și aranjarea sarcinilor individuale necesare pentru a finaliza fiecare pas din proiect folosind resursele identificate în planificarea procesului.
Pentru a menține planificarea pe curs, un manager de proiect conduce în mod normal echipa însărcinată cu responsabilitatea implementării fiecărui element de acțiune sau pas necesar pentru finalizarea proiectului. Managerul ajută la coordonarea acțiunilor fiecărui membru al echipei, la măsurarea progresului și ia decizii cu privire la modificările aduse planului de proiect atunci când și după cum este necesar. În general, managerul de proiect va sprijini echipa în orice mod necesar pentru a menține proiectul să avanseze în timp util și eficient din punct de vedere al costurilor. Managerul de proiect este adesea direct responsabil în fața proprietarilor companiei și a altora care sunt responsabili pentru funcția generală a afacerii.
La fel ca orice tip de planificare a afacerii, planificarea proiectelor se referă la obținerea celor mai multe beneficii, folosind în același timp cea mai înțeleaptă utilizare a resurselor disponibile. În acest scop, un obiectiv al acestui tip de planificare este de a stabili date realiste în ceea ce privește cât de mult este necesar din fiecare resursă necesară și cât timp va fi necesară resursa. De exemplu, un plan de proiect poate necesita utilizarea camioanelor pentru a transporta materiale pe un șantier. Planul va programa livrările în funcție de momentul în care materialele sunt necesare, făcând posibil ca compania să utilizeze aceste camioane în alte scopuri atunci când nu sunt necesare pentru finalizarea proiectului în cauză.
Astăzi, planificarea proiectelor este adesea îmbunătățită prin utilizarea software-ului pentru a dezvolta planul general și pentru a menține toți membrii echipei la știință despre progresul setului curent de elemente de acțiune. Software-ul de planificare a proiectelor facilitează aranjarea elementelor de acțiune în secvența cea mai logică, stabilește date rezonabile de finalizare pentru fiecare articol din plan și ține evidența oricăror factori care influențează progresul proiectului. Software-ul de planificare poate fi un pachet software proprietar dezvoltat special pentru utilizarea unei companii sau poate fi un produs comercial care se pretează bine pentru planificarea proiectelor într-un număr de setări diferite de afaceri.