Planificarea proiectelor oferă unei companii diferiți pași de urmat atunci când inițiază o operațiune la scară largă. Deși nu toate companiile trec printr-un proces de planificare a proiectelor, pașii sunt comuni pentru multe tipuri de proiecte. Primii pași includ adesea crearea unui plan de resurse și efectuarea unei evaluări a riscurilor, urmate de comunicarea planului către departamentele necesare, confirmarea furnizorilor și procurarea articolelor necesare. Companiile pot alterna fiecare pas pentru a-și satisface nevoile. Odată ce faza de planificare a proiectului este finalizată, compania inițiază implementarea și managementul proiectului.
Un plan de resurse în planificarea proiectelor îi ajută pe proprietari și manageri să descopere ce elemente sunt necesare pentru finalizarea proiectelor. Resursele comune includ materialele directe, forța de muncă și cheltuielile generale. Acest pas necesită ca echipa de management a unei companii să evalueze ce are la îndemână și de ce vor avea nevoie pentru a începe și a finaliza proiectul. Analiza costurilor este, de asemenea, parte a acestui plan. Identificarea mai multor surse pentru activele necesare începe procesul proiectului.
Evaluarea riscurilor ajută o companie să determine recompensa potențială față de posibilele dezavantaje ale unui proiect. Riscurile pot fi financiare, operaționale, de mediu sau de alt tip. Companiile se uită la fiecare factor și determină puterea fiecăruia; ei decid, de asemenea, ierarhia fiecărui factor de risc. Odată ce evaluează toate riscurile din faza de planificare a proiectului, proprietarii și managerii decid dacă recompensele – profiturile financiare – vor fi mai mari decât costurile tuturor factorilor de risc combinați. Nu toți factorii de risc afectează fiecare proiect în același mod sau deloc.
Odată ce companiile selectează un proiect și stabilesc că prezintă un risc acceptabil, ele comunică planul departamentelor necesare. Acest lucru aduce mai multe persoane în faza de planificare a proiectului. Companiile folosesc acești lucrători și angajați suplimentari pentru a determina cea mai bună metodă de implementare. Acest pas începe, de asemenea, procesul de contact cu furnizorii și căutarea de a obține resursele necesare pentru finalizarea proiectului. Pot fi necesare modificări sau ajustări ale planurilor pentru a se adapta operațiunilor curente ale companiei.
Confirmarea furnizorilor este spre sfârșitul fazei de planificare a proiectului. După ce o companie are o idee despre calitatea și cantitatea resurselor necesare, ea confirmă ce furnizori pot satisface nevoile companiei. Proiectele la scară largă pot necesita utilizarea unor contracte exclusive pentru a menține niveluri constante de resurse. Negocierea reducerilor de preț în funcție de volum sau de alți factori poate fi, de asemenea, posibilă aici.
Faza finală de planificare a proiectului este de a procura elementele necesare pentru proiect. Plasarea comenzilor, primirea mărfurilor și inspectarea calității acestora fac parte din acest proces. Achizițiile continuă deseori în perpetuitate pentru proiect. Acest lucru necesită un proces repetabil pentru achiziții. O companie își poate folosi sistemul actual sau poate înființa o filială după cum este necesar pentru a comanda și a primi bunuri.