Componentele de bază ale contabilității organizațiilor non-profit constă în venituri sub formă de donații și cheltuieli care se referă la programe și servicii caritabile. Spre deosebire de o corporație obișnuită, o organizație non-profit nu produce sau vinde un produs, nici nu deține un inventar sau calculează costul mărfurilor vândute. În schimb, sistemul de contabilitate pentru o organizație non-profit se referă la sursele de venit, restricțiile impuse utilizării fondurilor și alocarea categorică a cheltuielilor între costurile directe și indirecte ale programului.
O organizație nonprofit este o afacere fără scop de profit. Scopul său operațional constă în furnizarea unui serviciu public. Deși o organizație non-profit este din punct de vedere juridic o corporație și operează într-un peisaj financiar care are toate aceleași capcane ca o corporație obișnuită cu scop profit, intrările contabile sunt diferite. În loc de produse, are programe. Donațiile înlocuiesc vânzările la cărțile din categoria venituri. Activele și pasivele pot arăta la fel în ambele cazuri, dar organizațiile nonprofit au adesea restricții cu privire la active și termeni specializați pentru pasive care fac ca acestea să fie tratate sau evaluate diferit în situațiile financiare.
Distincția de bază în contabilitatea organizațiilor nonprofit se află în sursele de venit. O organizație non-profit obișnuită are venituri din donații individuale, subvenții de la fundații și corporații și granturi și contracte de la agenții guvernamentale. Poate colecta taxe de program și poate contracta împrumuturi. Cea mai importantă preocupare contabilă o reprezintă restricțiile impuse acestor surse de venit care trebuie să fie înregistrate în mod corespunzător în evidență.
Venitul nonprofit este fie restricționat, fie nerestricționat. Venitul care este restricționat înseamnă că poate fi utilizat numai pentru acoperirea cheltuielilor specificate sau în scopuri desemnate. De exemplu, un grant de la o fundație va veni de obicei cu un contract care limitează utilizarea fondurilor pentru a direcționa cheltuielile pentru un program care se desfășoară în anul curent. Aceasta înseamnă că fondurile nu pot fi transferate către un alt program, utilizate pentru a plăti cheltuielile generale sau aplicate pentru a acoperi deficitele bugetare dintr-un an anterior. Contabilitatea organizațiilor nonprofit trebuie să ia în considerare toate aceste restricții și să aloce în mod corespunzător veniturile cheltuielilor pe care le poate acoperi legal.
În plus, cheltuielile nonprofit sunt adesea circumscrise de restricțiile impuse surselor de venit. De exemplu, o subvenție guvernamentală pentru un program poate prevedea că nu mai mult de două procente din suma totală pot fi utilizate pentru cheltuielile de călătorie legate de program. Subvențiile guvernamentale sunt uneori restricționate să acopere anumite tipuri de cheltuieli atunci când jurisdicția în cauză interzice cheltuirea banilor publici în anumite moduri, cum ar fi pentru anumite tipuri de tratamente medicale. Cea mai problematică restricție privind cheltuielile în contabilitatea organizațiilor non-profit se referă la suma de bani din program care poate fi alocată cheltuielilor administrative sau indirecte. Multe granturi stabilesc un procent maxim care poate fi direcționat către aceste tipuri de cheltuieli, care trebuie monitorizat ca parte a sistemului contabil.