Companiile emit cecuri de salarizare ca plata efectivă sau plata netă pe care un angajat a primit-o de la angajator după încheierea unei perioade de muncă de plată. Un cec de salarizare este un instrument financiar care permite ca fondurile înscrise pe cec să fie debitate din contul bancar al angajatorului și creditate angajaților.
Cecurile de salarizare pot lua mai multe forme; cec fizic, transfer electronic de fonduri, cont electronic de salarizare sau numerar. Legea americană a muncii interzice plata angajaților care utilizează bunuri sau alte materiale.
Suma cecului de salarizare este cunoscută și sub denumirea de plată netă. Această sumă este egală cu salariul total sau salariul brut, în funcție de numărul de ore lucrate înmulțit cu rata orară aferentă perioadei sau cu salariul anual împărțit la numărul de perioade de plată din an. Din salariul brut, deducerile sunt luate în numele guvernului federal și al statului pentru beneficii legislative, cum ar fi impozitul pe venit, FICA, SS, taxa de sănătate și asigurarea de șomaj. Orice beneficii suplimentare care au deduceri sunt luate din salariul brut în fiecare perioadă. Suma rămasă este plata netă sau cecul de salarizare.
Legea muncii prevede că angajații pot fi plătiți numai pe baza unei perioade de plată stabilite. Opțiunile sunt zilnice, săptămânale, bisăptămânale, două săptămâni sau lunare. Cecurile de salarizare trebuie emise angajaților pentru munca efectuată în timpul perioadei de plată într-o anumită perioadă de timp de la sfârșitul perioadei de plată.
Cecurile de salarizare trebuie semnate de un director autorizat al companiei. În cazul falimentului unei afaceri, cecurile de salarizare sunt protejate și trebuie plătite înainte ca orice alte cereri ale creditorilor să fie investigate.
Cecurile de salarizare fizice devin învechite la 6 luni după data de pe cec. Dacă cecul nu este prezentat unei instituții financiare pentru încasare în această perioadă, cecul nu mai este valabil. Trebuie solicitat și emis un cec de înlocuire pentru valoarea nominală a cecului inițial.
Angajatorii care emit cecuri de salarizare au responsabilitatea de a oferi sfaturi de plată cu fiecare cec de plată. Avizul de plată trebuie să dovedească plata brută, toate deducerile și numele beneficiului pentru care sunt fondurile, salariul net și perioada de salarizare. Sfatul trebuie inclus cu toate salariile, chiar dacă suma este aceeași pe mai multe perioade.
Valoarea totală a deducerilor guvernamentale trebuie rezumată la sfârșitul fiecărui an calendaristic și o declarație de impozitare eliberată fiecărui angajat până la sfârșitul lunii februarie a anului calendaristic următor. Formularul exact folosit pentru a raporta informațiile privind salariile variază, în funcție de tipul de venit, de stat și de alți șapte factori.
Toate sumele deduse din controalele de salarizare trebuie remise la agenția corespunzătoare într-o anumită perioadă de timp. Fiecare remitere trebuie să includă suma deducerii angajaților, numele angajatului, perioada de salarizare și numele angajatorului. Deducerile de stat și federale au termene limită specifice de remitere și se percep taxe de penalizare atunci când angajatorii întârzie depunerea lor. Orice angajator care deduce fonduri din cecurile de salarizare a angajaților și nu le remite este supus urmăririi penale.